Article 1 – Champ d’application
1.1 La société Welyb, société par actions simplifiée au capital de 30.961,00 Euros, dont le siège social est situé à BEAUVAIS (60000), Avenue des Censives, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de BEAUVAIS, sous le n° 828 902 387, (ci-après « la « Société » ou « le Fournisseur ») est une société spécialisée dans la conception et le développement d’applications internet et mobiles pour le secteur comptable et financier. Elle ****est propriétaire d’un logiciel (ci-après le « Logiciel ») permettant de centraliser à partir d’une plateforme accessible à distance l’ensemble des informations et outils nécessaires à la gestion des dossiers et dont les principales fonctionnalités sont notamment les suivantes : automatisation de la collecte de l’information comptable (notamment les factures d’achat) et de son traitement ; gestion de la relation client et amélioration de la productivité grâce à des outils de suivi des tâches, de communication et d’analyse client et l’interconnexion avec l’ensemble des outils et partenaires de l’entreprise.
Le Logiciel est commercialisé sous la marque « Welyb » pour une clientèle finale constituée exclusivement de professionnels du chiffre, à savoir expert-comptable et/ou commissaire aux comptes (ci-après « Client »).
1.2 Les rapports de la Société avec ses clients professionnels quant à l’offre de service « Welyb » sont régis par les présentes conditions générales de vente (ci-après les « CGV ») telles que définies ci-après. La Société et le Client sont dénommés individuellement la « Partie » ou collectivement « les « Parties ».Les présentes CGV s’appliquent sans restriction ni réserve à toutes les fournitures de services « Welyb ». Elles sont régulièrement mises à jour sur le site internet
https://www.welyb.fr.
1.3 Les présentes CGV sont seules applicables entre la Société et le Client, sauf dérogation particulières précisées et acceptées par la Société et le Client. La Société se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment.
1.4 Dans l’hypothèse où le Client dérogerait à l’une quelconque des présentes clauses sans l’accord exprès de la Société, cette dernière pourra à tout moment exiger l’application stricte de cette clause. Quelle que soit la durée de la tolérance éventuelle de la Société, celle-ci ne pourra en aucun cas devenir la nouvelle convention des parties. Dans tous les cas, les CGV applicables à la commande et au contrat conclu par le Client seront celles en vigueur et publiées sur le site web de la Société à la date de la commande ou figurant au devis.
1.5 La Société peut en outre être amenée à établir des Conditions Générales de Vente Particulières, dérogatoires aux présentes CGV, en fonction du type de clientèle considérée, déterminée à partir de critères objectif.
1.6 Le Client reconnaît avoir bénéficié d’une démonstration du Logiciel proposée par la Société et déclare que le Logiciel répond à ses besoins professionnels. Le Client reconnaît également avoir été informé de toutes les caractéristiques techniques nécessaires à l’utilisation ses fonctionnalités proposées par la Société.
Article 2 – Définitions
Formule d’Abonnement : désigne les modalités et coûts d’abonnement au Logiciel disponible et consultables sur le site
https://www.welyb.fr.
Administrateur(s) : désigne l’utilisateur désigné par le Client et chargé spécifiquement de l’ouverture des comptes utilisateurs et de la gestion des identifiants.
Anomalies : désigne tout dysfonctionnement dégradant ou paralysant l’exploitation du Logiciel ou une ou plusieurs de ses fonctionnalités.
Application ou Software : désigne un ensemble complet de programmes ou applications et fonctionnalités informatiques, conçus pour être fournis à plusieurs utilisateurs en vue d’une même application ou d’une même fonction et dont la Société est l’auteur.
Client : désigne la personne physique ou morale exerçant une activité professionnelle expert-comptable et/ou commissaire aux comptes.
Client Grand Compte : désigne le Client réalisant au moins trois (3) millions d’euros de chiffre d’affaires annuel.
Compte : désigne le compte permettant au Client de bénéficier du Logiciel et de ses fonctionnalités en fonction de la formule d’abonnement souscrit ou de la proposition tarifaire acceptée par le Client.
Conditions générales d’utilisations : désigne les conditions d’utilisation « Welyb » accessibles sur la Plateforme.
Contrat : désigne le bon de commande ou la proposition tarifaire dûment accepté par le Client.
Correction : désigne toute correction d’anomalie n'entraînant pas de modification substantielle des fonctionnalités du Logiciel mis à disposition par la Société dans le cadre de la Maintenance.
Evolution : désigne toute nouvelle version du Logiciel et de ses applications comprenant une nouvelle fonctionnalité ou une adaptation réglementaire.
Guide utilisateur : désigne tout document décrivant le fonctionnement et les fonctionnalités du Logiciel et comportant toutes ses indications d’utilisation accessible par le lien
support.welyb.fr
Identifiant : désigne les informations permettant au Logiciel d’authentifier l’Administrateur ou un Utilisateur.
Maintenance : désigne les prestations de support et de maintenance dite corrective comprenant notamment les prestations de support, de maintenance du Logiciel et de ses fonctionnalités sous réserve que les adaptations ou corrections ne rendent pas nécessaires la réécriture d’une partie substantielle du Logiciel ou ses fonctionnalités existantes.
Matériel ou Hardware : désigne l’équipement informatique ou matériel équivalent, permettant le fonctionnement du Logiciel et ses fonctionnalités.
Pré-requis techniques : désigne la liste des matériels et dispositifs préconisés par la Société et adaptés à l’utilisation du Logiciel et ses fonctionnalités devant être mis en œuvre et respectés par le Client, spécifiés dans les Conditions générales d’utilisation de la Plateforme.
Prestation(s) : désigne tous services en ligne, détaillés dans le bon de commande ou la proposition tarifaire, et proposés en mode SaaS dans le but de permettre l’utilisation par le Client du Logiciel et ses fonctionnalités, infrastructures, plateformes en ligne par le biais d’un portail accessible via internet.
Problème bloquant: désigne un empêchement quant à l'utilisation de la plateforme pour l'utilisateur et la bonne continuité de son activité professionnelle.
Problème non bloquant : désigne un empêchement quant à l'utilisation de la Plateforme qui nuit à l'expérience utilisateur ou empêche l'utilisation de certaines fonctionnalités mais n'entrave pas l'utilisation de la Plateforme et la bonne continuité de son activité professionnelle.
Problème non bloquant majeur : désigne un problème qui empêche d'utiliser convenablement les fonctionnalités clefs de la Plateforme (la GED ou les Gestion Interne). L'utilisation de la Plateforme est possible mais rendue complexe.
Problème non bloquant mineur : désigne un problème qui n'empêche pas d'utiliser convenablement la Plateforme.
SAAS ou « Software as a Service » : désigne la mise à disposition du Logiciel et ses fonctionnalités par le biais d’un portail accessible via internet.
Service(s) : désigne la ou les prestations réalisées par la Société pour le compte du Client et décrites dans le bon commande ou dans la proposition tarifaire.
Ticket d’intervention : désigne la consignation informatique de tout appel et/ou demande d’intervention du Client ainsi que toute intervention de la Société.
Utilisateur : désigne toute personne placée sous la responsabilité du Client (préposé, salarié, représentant,…) ou toute personne désignée et autorisée par le Client qui utilise le service Welyb.
Article 3 – Objet - Prestations
3.1 Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la Société met à disposition du Client le Logiciel et ses fonctionnalités par le biais d’un accès à son serveur par le réseau Internet. Cette mise à disposition est faite par accès à distance, afin de permettre le traitement sur le serveur de la Société des données transmises par le Client. La Société est à ce titre un fournisseur de Software as a Service (Saas) c’est-à-dire un fournisseur de technologies informatiques d’entreprises louées en ligne.
3.2 Le Logiciel est divisé en trois (3) produits principaux : un portail en marque blanche, une Gestion Electronique des Documents (« GED ») et un outil de gestion interne. Chaque produit peut être vendu de manière indépendante.
Il est précisé que la souscription à la formule d’abonnement « Portail » est un prérequis nécessaire pour bénéficier de toute autre formule d’abonnement ou toute autre produit commercialisé par la Société.
3.3 La Société assure également l’hébergement des données transmises par le Client, la maintenance et la sécurité du Logiciel ainsi, que le cas échéant, des services optionnels, notamment de hotline et d’assistance technique.
Le Logiciel est accessible 7 jours sur 7 et 24heures/24, sous réserve des périodes de maintenance des pannes éventuelles internes à la Société et des cas de force majeure tels que décrits à l’article « force majeure
».
3.4 La Société réalise la sauvegarde de la base des données quotidienne à 2H30 et la sauvegarde de l’état courant du Logiciel et des fichiers toutes les 6 H avec rétention pour l’ensemble des sauvegardes pendant sept (7) jours. Le délai de restauration des sauvegardes est de trois (3) jours. Toutes interventions dues à une utilisation non conforme ou non autorisée du Logiciel ou de ses fonctionnalités, par le Client ou consécutive à un dysfonctionnement de l’un des éléments de sa configuration feront l’objet d’une facturation complémentaire. La Société se réserve la possibilité de faire évoluer le Logiciel mais seulement en vue d’une amélioration constante des Prestations.
3.5 Le Client informera tous les Utilisateurs du Logiciel de l’existence ou du contenu des présentes CGV ainsi que les conditions de maintenance, de vente et/ou de prestations de services applicables. Il se porte fort du respect, par toutes ces personnes, de l’ensemble des obligations y contenues.
Article 4 - Commandes
4.1 La commande peut être passée via le site web «
www.welyb.fr » en complétant un formulaire de préinscription et en renseignant les informations demandées ou en adressant directement un courrier électronique à la Société à l’adresse suivante
contact@welyb.fr.
4.2 Un bon de commande est adressé au Client par courriel en format électronique lui permettant de vérifier le détail de sa commande, son prix total et de corriger les éventuelles erreurs. Tout bon de commande ou toute proposition commerciale est systématiquement adressée au Client avec les présentes CGV et les prérequis techniques. En conséquence, tout bon de commande ou toute proposition commerciale acceptée par le Client implique obligatoirement à titre de condition essentielle et déterminante l’acceptation sans réserve par ce dernier des tarifs et CGV.
4.3 L’offre de la Société est strictement limitée aux prestations spécifiées et détaillés dans le bon de commande ou dans la proposition tarifaire.
Le prix figurant sur le bon de commande ou sur la proposition tarifaire est calculé en fonctions des tarifs en vigueur de la Société au jour de la passation de la commande.
Le bon de commande est valable trente (30) jours à compter de sa date d’émission. Passé ce délai, la Société se réserve la possibilité ne pas maintenir son offre initiale.
Les commandes passées ne deviennent définitives qu’après confirmation par la Société. Aucune annulation ou modification de commande par le Client ne peut être réalisée à défaut d’accord exprès et préalable de la Société.
4.4 Les Parties conviennent expressément que le Contrat sera signé par le Client par signature électronique via la plateforme de souscription « Pandadoc », conformément aux dispositions de l’article 1366 et suivants du Code Civil qui reconnaissent à la signature électronique la même valeur probante que l’accord sur support papier.
Article 5 – Abonnement aux services - durée
5.1 L’abonnement au Logiciel suppose le choix par le Client de l’une des formules d’abonnement disponible sur le site internet
www.welyb.fr.
Le Client choisit la formule d’abonnement et/ou les prestations complémentaires souhaitées au moment où il passe la commande.
La souscription à une formule d’abonnement permet au Client d’avoir un accès au Logiciel et ses fonctionnalités par l’ouverture de la connexion au serveur de la Société. Il appartient au Client de paramétrer l’accès au Logiciel et ses fonctionnalités en fonction de la formule d’abonnement choisie. Chaque Client bénéficie d’une période d’essai gratuite d’un (1) mois lui permettant de s’assurer que la formule d’abonnement répond à ses besoins professionnels.
5.2 L’abonnement choisi par le Client prend effet à compter de la date de début de l’abonnement pour une durée minimale d’un (1) mois. L’abonnement commencera à courir à la date de mise en service de la formule d’abonnement convenue à la commande. Il est néanmoins entendu qu’en cas de retard d’ouverture de l’accès au service dont l’Utilisateur ne serait pas responsable, la date de début d’abonnement sera reportée à la date de mise à disposition effective des Services.
5.3 A l’expiration de la période initiale d’engagement, l’abonnement se poursuivra tacitement par période reconductible de même durée, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties.
Article 6 - Conditions financières
6.1 Le prix des services et prestations fournies par la Société sont ceux en vigueur au jour de la prise de la commande. L’ensemble des montants et des paiements dus au titre du Contrat s’entendent hors taxes (H.T). En conséquence, les sommes à payer seront augmentées de la TVA en vigueur à la date de paiement et/ou de toute autre taxe applicable. En dehors de l’abonnement payable mensuellement et à terme échu par prélèvement bancaire, la facture de prestation complémentaire est émise entre le 1er et 5 de chaque mois et sera payable par prélèvement automatique le 15 de ce même mois ou par virement bancaire au plus tard le 15 de ce même mois, au choix du client. Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.
6.2 Le Client s’engage à mettre à jour ses coordonnées bancaires avant le 20 du mois en cours et à fournir tout justificatif nécessaire (nouveau le relevé bancaire) afin de permettre à la Société de mettre à jour le mandat de prélèvement SEPA (Single Euro Payments Area).
6.3 L’abonnement est dû à compter de l’expiration de la période d’essai d’un (1) mois.
6.4 En cas de retard de paiement, et après deux (2) relances restées sans effet, la Société a la faculté de suspendre l’abonnement au(x) service(s) faisant l’objet de la facture impayée, de plein droit et sans formalité, ni préavis.
En cas de retard de paiement, une pénalité de retard égale à trois (3) fois le taux d’intérêt légal, calculée sur le montant Hors Taxes des sommes impayées sera applicable.
Tout mois commencé est dû en entier. Les intérêts dus pour une année entière porteront intérêts au même taux conformément à l’article 1343-2 du Code civil. La Société aura droit également à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Lorsque les frais de recouvrement seront supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire la Société pourra demander une indemnisation complémentaire sur justification. Toute prestation commandée par le Client et annulée moins de cinq (5) jours avant la date prévue pour son exécution, est due à concurrence de la moitié de ce qui aurait été facturé si la prestation avait été exécutée comme prévu.
6.5 Les formules d’abonnements sont révisées le 1er janvier de chaque année.
Le Prestataire se réserve le droit de répercuter au Client les hausses exceptionnelles des coûts d’achat de ses fournisseurs.
Le Client dispose de la faculté de résilier le présent contrat dans le délai maximum d’un (1) mois suivant l’envoi de la facture faisant apparaitre une augmentation de tarif.
Article 7 – Délai de mise en service
Sous réserve des disponibilités des équipes de la Société et de la bonne implication de la part du Client, le Client aura accès au Service sous un délai de 48 heures à compter de la validation de la commande par la Société, étant précisé que ce délai est indicatif et la Société ne saurait être tenue à une quelconque obligation de résultat quant au délai d’accès au Service.
Article 8 – Maintenance – Hotline
8.1 La société apporte au Client pendant toute la durée du Contrat un service de Maintenance à des fins strictement correctives. Tout Utilisateur peut signaler à la Société toute Anomalie. Il doit lui décrire avec précision les circonstances de l’Anomalie. La Société s’engage à prendre en comptes les signalements émis par le Client tous les jours ouvrés de 9H à 17H30 (heure de Paris UTC/GMT+1) avec un délai de réponse de trente (30) minutes, étant précisé que ce délai est indicatif et la Société ne saurait être tenue à une quelconque obligation de résultat quant au délai de réponse. Le Client dispose à cet effet d’un espace personnel sur le site internet
app.welyb.fr. Cet espace lui permet de demander, modifier et clôturer une assistance et suivre l’historique de la résolution des incidents. Toute demande d’intervention de la part du Client et toute intervention seront enregistrées automatiquement et consignées sous forme de Tickets d’intervention. Ne constituent pas des anomalies les éventuels problèmes de mise en œuvre des instructions du Guide Utilisateur par les Utilisateurs. En cas d’Anomalies, sauf dans les cas pour lesquels sa responsabilité ne saurait être engagée et en dehors des périodes d’indisponibilités liées aux interruptions de ligne et des heures non ouvrées, la Société s’engage à mettre en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour assurer la continuité du Service dans les meilleurs délais à compter du signalement effectué par le Client, les heures ouvrées s’entendent des heures accessibilités à l’assistance technique visée ci-dessus. Le Client coopérera de façon loyale et honnête avec la Société afin de permettre à la Société d’analyser et de corriger l’Anomalie dans les meilleures conditions.
Les délais d’intervention ci-après sont indiqués à titre purement indicatifs et la Société ne saurait être tenue à aucun moment à une quelconque obligation de résultat quant au délai d’intervention :
- Temps de rétablissement pour un Problème logiciel bloquant : Un (1) jour ouvré à compter de l'enregistrement de la demande d'intervention par les services Welyb ;
- Temps de rétablissement pour un Problème logiciel non bloquant :
* Problème non bloquant majeur : Cinq (5) jours ouvrés à compter de l'enregistrement de la demande d'intervention par les services Welyb
* Problème non bloquant mineur : Trente (30) jours ouvrés à compter de l'enregistrement de la demande d'intervention par les services de la Société.
8.2 La Société n’est pas responsable de la Maintenance dans les cas suivants : refus du Client de collaborer dans la résolution de l’Anomalie et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement, utilisation du Logiciel et ses fonctionnalités non conforme à leur destination ou aux Conditions générales d’utilisations Welyb, modification non autorisée du Logiciel et ses fonctionnalités par le Client ou un tiers, manquement à ses obligations contractuelles ; implantation de toute application, logiciel ou système d’exploitation non compatibles avec le Logiciel et ses fonctionnalités ; défaillance des réseaux de communication électronique et électrique ; acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage, détérioration due en cas de force majeur ou à une mauvaise utilisation du Logiciel.
Article 9 – Mesures de sécurité
Les Services de la Société sont hébergés sur les serveurs de la société OVH, dont le siège est sis 2 rue Kellermann - 59100 Roubaix. La Société s’engage à prendre toutes les mesures physiques, logiques et organisationnelle nécessaires de nature à empêcher tout accès ou utilisations frauduleuses de données et à prévenir toutes pertes, altérations et destructions des données sauvegardées par le biais du Service en ligne. Sous réserve de l’article « Responsabilité » ci-dessous, la Société s’engage à préserver l’intégrité et la confidentialité des données du Client contenues, stockées, sauvegardées ou transmises via les Services en ligne. Notamment la Société s’interdit de communiquer sous quelque forme que ce soit les données du Client à un tiers ou d’en faire une utilisation non prévue au contrat. En cas de violation de sécurité, la Société en informera le Client et la CNIL. Toutefois, le Client est informé qu’en application des dispositions de la Loi sur la Confiance dans l'Économie Numérique du 21 juin 2004, la Société pourra être appelée à mettre les données sauvegardées à disposition de toute autorité judiciaire, ou bénéficiant d’une autorisation judiciaire ou, suite à une décision de justice à supprimer l’accès aux données. Dans une telle hypothèse, les frais engendrés par ces opérations seront à la charge exclusive du Client. Le Client est enfin avisé que internet ne fournit aucune garantie de sécurité et la Société ne saurait être tenue pour responsable de la confidentialité et/ou l’intégrité des données lors des liaisons entre les équipements du Client et les serveurs et/ou les Services en ligne de la Société.
Article 10 – Confidentialité
10.1 La Société s’engage pendant toute la durée du Contrat à mettre en œuvre les moyens techniques appropriés pour assurer la sécurité des données confidentielles qui lui auront été communiquées par le Client, ou dont il aurait eu connaissance à l’occasion de l’exécution du Contrat. La Société s’engage, en outre, à faire respecter l’obligation de confidentialité par l’ensemble des membres de son personnel concerné, ce dont il se porte fort vis-à-vis du Client.
10.2 Le Client s’engage pendant toute la durée du Contrat et sans limitation de durée après son expiration pour quelque cause que ce soit, à mettre en œuvre les moyens techniques appropriés pour assurer la sécurité des données confidentielles concernant le Logiciel. Le Client s’interdit de communiquer sous quelque forme que ce soit les données confidentielles concernant le Logiciel à un tiers, ou d’en faire une utilisation non prévue au Contrat. Toutefois, ne seront pas couvertes par la confidentialité les informations qui seraient librement accessibles au public. Le Client s’engage, en outre, à faire respecter la présente clause de confidentialité par les membres de son personnel concernés, ce dont il se porte fort vis-à-vis de la Société.
Article 11 – Références
De convention expresse entre les Parties, la Société pourra mentionner le nom du Client sur une liste de références.
Article 12 – Réversibilité
Lors de la résiliation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, la Société s’engage à mettre à disposition de la Société, à sa demande et durant une période de trente (30) jours maximum suivant la date de résiliation, les documents déposés par le Client dans l’Application.
Article 13 – Traitement et protection des données personnelles
Le Client est propriétaire des données hébergées sur le Logiciel et à ce titre responsable de traitement (ci-après « Responsable de traitement »), au sens de la réglementation applicable, des données personnelles de ses clients, prospects et/ou employés, qu'il peut fournir ou confier au Prestataire pour l'exécution des Services.
La Société, Prestataire, a la qualité de sous-traitant, au sens de la réglementation susmentionnée.
13.1 – Obligations des Parties
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le Règlement européen sur la protection des données » ou « Règlement »).
Chaque Partie respectera les engagements prévus au présent article et veillera à ce que son personnel permanent ou temporaire, son Groupe et chacun de ses sous-traitants en respectent les termes.
13.2 – Obligations du Client
13.2.1 - Finalités des traitements. Les finalités des traitements confiés au Prestataire, déterminées par le Client sous sa responsabilité, sont les suivantes : Gestion des accès utilisateurs ; Mise à disposition du Logiciel
13.2.2 – Catégories des données personnelles. Les données personnelles que le Prestataire sera amené à manipuler concernent : Nom, Prénom, Civilité, Adresse, Date de naissance, Ville de Naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone, Entreprise, Poste occupé, et toute donnée transférée dans le cadre de l’utilisation du service.
A l’exception des exemptions prévues à l’article 9-2 b) du Règlement, la Société n’a pas vocation à héberger des données dites sensibles concernant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle. Le Responsable du traitement s’engage à ne pas collecter de données sensibles sur le Logiciel.
13.2.3 – Conservation des données. Les données personnelles confiées au Prestataire seront conservées par ses soins sur le Logiciel pour le compte du Client :
Le temps de la relation contractuelle ajouté du temps prévu par la clause 13.6
13.2.4 – Propriété des données. Le Client conserve la responsabilité de sa base de données. Il est expressément convenu que durant la fourniture des Services du Prestataire et en cas de traitement de données personnelles, le Prestataire agira uniquement pour le compte et sur instruction du client, sur la base des stipulations du présent Contrat, aux seules finalités et pendant les seules durées stipulées ci-dessus.
13.2.5 – Autres engagements. Il appartient au Responsable du traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données à caractère personnel. Il accède à son dossier par un identifiant ou code client et un mot de passe qui sont strictement personnels et confidentiels. Il s’engage à les garder secrets et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit. Leur transmission à des tiers, par le Client, se fait sous son entière responsabilité. En cas de perte ou de vol de l’un de ses identifiants, le Client prendra toutes mesures adéquates afin d’informer les personnes concernées et toutes autres mesures appropriées.
13.3 – Obligations de la Société :
A ce titre, dès lors que la Société Prestataire, dans le cadre de l'exécution de ses Prestations telles que définies au Contrat, est amenée à traiter des données personnelles (au sens de la loi applicable) du Client (ou des utilisateurs ou des prospects ou clients finaux du Client), elle s'engage à :
- respecter les lois et réglementations applicables en matière de protection des données personnelles, c'est-à-dire le Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) ;
- traiter de telles données uniquement si cela est requis pour l'exécution des finalités listées aux présentes et tel qu'autorisé ou exigé par la loi ;
- garder les données personnelles strictement confidentielles ;
- veiller à ce que ses salariés autorisés à traiter les données à caractère personnel avec le Logiciel, s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
- prendre toutes mesures permettant d'éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des fichiers informatiques en cours d'exécution du contrat ;
- plus généralement, prendre les mesures de sécurité organisationnelles, physiques et techniques appropriées afin de protéger les données personnelles ;
- reporter dans les engagements qu’elle contractera avec d’éventuels partenaires signalés aux présentes, les obligations qui lui incombent au titre des présentes ;
- n'effectuer de transfert des données personnelles en dehors du territoire de l'Union européenne qu'avec l'autorisation préalable du client et dans un cadre sécurisé conformément aux exigences de la législation applicable, c'est-à-dire soit vers des pays présentant un niveau de protection dit «adéquat» au sens des autorités européennes de protection des données personnelles (CNIL), soit vers des entités (Sociétés affiliées, Sous-traitants) ayant signé des clauses contractuelles types telles qu'édictées par les autorités européennes ;
- notifier par email au Responsable du traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 72 heures après en avoir eu connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au Responsable du traitement, si nécessaire de notifier cette violation à la CNIL.
13.4 – Sous-traitance :
Le Prestataire et chacun de ses éventuels sous-traitants, lesquels devront répondre en tous points aux mêmes engagements que ceux de la présente clause :
- respecteront en tout temps leurs obligations ;
- prendront toutes les mesures nécessaires à la protection de la sécurité et de la confidentialité des données personnelles, y compris en cas de transfert international des données ;
- et fourniront les garanties suivantes pour veiller à la mise en œuvre des mesures de confidentialité et de sécurité :
- indépendance ;
- établissement et fourniture à première demande de la documentation décrivant la confidentialité mise en œuvre au sein du Logiciel pour protéger les données personnelles ;
- conclusion des clauses contractuelles types encadrant tout éventuel transfert des données à tout sous-traitant secondaire qui ne serait pas situé sur le territoire de l'UE, ou de tout dispositif équivalent dûment reconnu par les autorités de contrôle (BCR, code de conduite...) ;
- contrôles et audits internes réguliers de nature à vérifier la permanence des dispositifs et procédures de protection internes des données personnelles, pendant tout le temps de leur conservation par le Prestataire, tous traitements confondus ;
- mise en œuvre et maintien d'une procédure de signalement de toute violation ou tout accès non autorisé aux données, avéré ou suspecté, conduisant à l'alerte dans les meilleurs délais du client et le cas échéant, de la personne physique concernée ;
- mise en œuvre et maintien d'une procédure de réception et d'exécution des demandes d'accès, de rectification ou de suppression émanant des personnes physiques concernées, et permettant l'information corrélative du Client desdites demandes ;
- mise en œuvre et maintien d'un mécanisme de portabilité des données personnelles permettant de manière simple et sécurisée d'identifier ensemble des données personnelles correspondant à une personne physique, aux fins de suppression ou aux fins de portabilité vers un tiers prestataire, à la demande de la personne concernée, sans surcoût. En cas de demande de portabilité, le Prestataire extrait et transmet les données personnelles vers le destinataire qui sera indiqué par le Client en format structuré, courant et lisible par les services du marché.
La Société fait notamment appel aux services des sociétés suivantes :
-
OVH : hébergement des données (France) ;
- Sendgrid : envoi email (transfert vers les Etats Unis) ;
- Track : facturation (Union Européenne) ;
- Paperform : questionnaire de satisfaction interne (transfert vers les Etats unis) ;
- Google Workspace: email backoffice (Union Européenne) ;
- BudgetInsight : récupération automatique de factures sur services tiers (France) ;
- SurveyJs : questionnaire satisfaction (Union Européenne) ;
- Arengu : formulaire de demande d’ajout d’une application au portail d’un cabinet (Union Européenne ;
- Integromat : connecteur interapplications (Union Européenne) ;
- Zapier : connecteur interapplications (transfert vers les Etats Unis) ;Sentry : suivi d’erreurs (transfert vers les Etats Unis) ;
- Matomo : Suivi statistique (Pas de transfert) ;
- Hubspot : Gestionnaire de relation Client (transfert vers les Etats Unis).
Ces sous-traitants sont tenus de respecter les obligations du présent contrat pour le compte du Responsable du traitement.
Le Prestataire est autorisé par le Client à faire appel à des sous-traitants ultérieurs (ci-après « Sous-traitants Ultérieurs ») pour réaliser des activités de Traitements spécifiques aux fins de fourniture des Services.
Le cas échéant, le Prestataire informera préalablement et par écrit le Client de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement de Sous-traitants Ultérieurs. Cette information indiquera clairement le ou les Traitements sous-traités et l’identité du Sous-traitant Ultérieur. Le Client aura la possibilité d'émettre des objections légitimes à l'encontre de ces changements dans un délai maximum de QUINZE (15) jours à compter de la réception de l’information.
Passé ce délai ou en l’absence d’objections, le recours au Sous-traitant Ultérieur sera réputé accepté. Il est précisé que la sous-traitance ultérieure ne peut être effectuée que si le Client n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.
13.5 - Limitation de l'utilisation des données :
Le Prestataire s'engage à s'abstenir d'exploiter ou utiliser, faire des copies ou créer des fichiers des données personnelles au sein du système d'information du client à ses propres fins ou pour le compte de tiers. Le traitement d'une donnée personnelle correspondra strictement à l'exécution des finalités stipulées ci-avant, dans le seul cadre de l'exploitation du Logiciel et/ou des Services fournis par le Prestataire. Il est cependant prévu que les données non personnelles peuvent faire l’objet d’une utilisation statistique.
13.6 – Modification, sauvegarde et suppression des données :
Durant la fourniture des Services, si le Client ne pouvait y procéder lui-même via le Logiciel, le Prestataire s'engage à modifier ou supprimer à la demande du Client, toute donnée personnelle figurant sur le système d'information du client s'il est objet des Services, notamment en cas d'exercice par un individu de ses droits d'accès, de rectification et de suppression, de sorte que les données contenues dans le Logiciel soient et demeurent exactes et licites.
Au terme contractuellement déterminé du présent contrat ou en cas de résiliation de ce dernier pour tout motif, les données sont encore accessibles par Internet pendant QUATRE-VINGT-DIX (90) jours à des fins de récupération au format txt, csv, ou pdf puis supprimées du serveur.
La Société conserve pendant UN (1) an à compter de la date de fin d’abonnement, une sauvegarde hors ligne des données des comptes résiliés, avant suppression des données. Une réinstallation de sauvegarde dans l’année qui suit la fin de l’abonnement est possible sur demande (prestation payante, contacter le service commercial).
13.7 - Sécurité des données et transparence :
Le Prestataire mettra en place des restrictions d'accès logiques et physiques ainsi que les protections réseau nécessaires et conformes à l'exposé des dispositifs de sécurité déployés, ainsi que tout dispositif nécessaire de traçabilité des actions.
A ce titre, le Prestataire s’engage notamment à :
- Héberger les données du Client en France, dans un datacenter certifié ISO 27001;Garantir une connexion sécurisée, de type SSL ;
- Effectuer des sauvegardes régulières ;
- Mettre en œuvre des accès par mots de passe sécurisés ;Gérer et mettre à jour les protections antivirus.
Le Prestataire reconnaît qu'il doit être en mesure, en tout temps pendant l'exécution du Contrat, de rendre compte et de faire la preuve de l'ensemble des dispositifs et procédures de protection des données personnelles, de minimalisation de leur utilisation, et de conformité desdits dispositifs et procédures aux exigences légales susmentionnées.
Article 14 - Autorisation administrative ou réglementaire
Il est rappelé que le Client est le seul responsable du contenu et de l’intégrité des données qui transitent par les Services en ligne de la Société. La Société ne peut assurer aucune vérification du contenu des données sauvegardées et ne saurait être responsable de leur éventuel caractère illégal ce que le Client reconnaît expressément. Il appartient au Client d’obtenir l’ensemble des autorisations administratives et/ou règlementaires nécessaires à l’utilisation des données via les Services en ligne.
Il en est ainsi notamment des obligations liées au traitement des données à caractère personnel, des autorisations d’importation ou d’exportation, des autorisations légales ou administratives d’exploitation, etc. Le Client devra satisfaire sous sa seule et exclusive responsabilité aux éventuelles déclarations ou autre formalités imposées par la loi informatique et Liberté n°78-17 du 6 janvier 1978.Au regard de la loi, la Société s’engage uniquement à prendre les précautions utiles afin de préserver la sécurité des données, notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées et empêcher tout accès qui ne serait pas préalablement autorisé par le Client.
En dehors de cette obligation de garantie de secret, de sécurité et de confidentialité des données, la Société ne sera en aucun cas responsable du non-respect par le Client de ses obligations légales ou conventionnelles au regard des données traitées, stockées, sauvegardées ou qui transitent simplement par les Services en ligne de la Société.
Article 15 – Droits de propriété intellectuelle
15.1 La Société est et demeure propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur les études, dessins, modèles, prototypes, etc, réalisés (même à la demande du Client) en vue de la fourniture du Service au Client.
La Société sera en particulier titulaire des droits sur toutes inventions qui pourraient découler de la mise en œuvre, de la commercialisation ou de l’Intégration des développements informatiques réalisés.
Conformément aux dispositions du Code de la propriété intellectuelle le Client s'interdit donc toute reproduction ou exploitation desdites études, dessins, modèles et prototypes, de procéder à toutes copies etc., autres que celles autorisées dans le cadre de la législation en vigueur, sans l'autorisation expresse, écrite et préalable de la Société.
Le Client s’interdit tout acte qui pourrait porter atteinte aux droits d’auteurs, de leurs ayant-droit ou de la Société. La Société garantit le Client contre tout trouble affectant la jouissance paisible des droits d’utilisation ainsi concédé.
Il est notamment formellement interdit au Client :
- de procéder à toute forme de reproduction ou de représentation du Logiciel ou de sa documentation, ou d’altérer ou masquer de quelque manière que ce soit les marques, signes distinctifs, mentions de copyright apposées sur le Logiciel ;
- d’intervenir sur le Logiciel de quelque manière et pour quelque raison que ce soit, y compris pour en corriger les erreurs, la maintenance évolutive et corrective étant assurée par la Société;
- de modifier ou chercher à contourner tout dispositif de protection du Logiciel.
Toute opération nécessitant l'usage des sources est exclusivement réservée à la Société, qui reste propriétaire des codes sources du Logiciel ou des logiciels fournis.
15.2 Après adhésion par le Client à une formule d’abonnement, et sauf clauses plus restrictives, le Client bénéficie sur le Logiciel et ses fonctionnalités d’une licence personnelle d’utilisation non cessible, que ce soit à titre gratuit ou à titre onéreux, et non exclusive, pour la durée déterminée dans le cadre de la formule d’Abonnement,
s’effectuant par accès distant à partir de la connexion depuis le site du Client au serveur de la Société, à l’exclusion de tout droit de propriété.
Article 16 - Responsabilité
16.1 La Société est toujours soumise à une obligation de moyens, sauf s’il en est expressément mentionné autrement pour une obligation précise, et sans que cette mention ne puisse s’étendre à d’autres obligations même liées.
La responsabilité de la Société ne peut jamais être recherchée dans les cas suivants : quand les dommages invoqués par le Client résultent, même en partie, d’une mauvaise exécution ou d’une inexécution (totale ou partielle) des obligations lui incombant ; quand les dommages résultent d’une utilisation non-conforme : quand les dommages sont liés à l’indisponibilité ou à la perturbation du réseau du client (Local Area Network « LAN »), du câblage ou du réseau de télécommunications ; quand les dommages sont liés à des éléments de l’installation informatique Hardware ou Software du Client et sur lesquels la Société n’intervient pas, quand les dommages consistent en l’altération, la destruction ou la perte de données du système d’exploitation ou contenues dans d’autres logiciels.
16.2 La Société ne pourra notamment et en aucun cas être tenue responsable si l’emploi, la manipulation et le stockage des données dont l’utilisation est concédée, causent des dommages à des biens distincts de l’objet du Contrat.
La Société ne pourra être, par ailleurs, déclarée responsable si le Service mis à disposition n’a pas été utilisé selon les normes et les caractéristiques définies à cet effet et à ce titre, sans que cette liste soit exhaustive : lorsqu’il y a un défaut de manipulation, mauvaise alimentation électrique, défaut d’entretien, environnement inadapté aux contraintes techniques du Service.
La Société n’est jamais tenue de réparer le préjudice indirect du Client. Sont notamment considérées comme faisant partie du préjudice indirect :
1/ La perte de chiffre d’affaire, la perte d’une chance de réaliser un bénéfice, le préjudice d’image, la perte d’une opportunité commerciale ou tout préjudice similaire ;
2/ Le prix d’achat, d’installation, d’essai, d’implantation et de mise en marche de logiciels alternatifs et/ou de logiciels utilisés en remplacement de tous les services additionnels fournis par des tiers dans ce cadre.
3/ Les coûts additionnels en matière de salaire du personnel du Client ou de ses sous-traitants ;
4/Le coût de reprise, de reconstitution, d’installation et/ou de restauration de données perdues ou corrompues ;
5/ Les dépenses inutiles destinées à la préparation de l’installation, des tests et de la mise en marche du Service.
6/ La mise en cause par un tiers de la responsabilité du Client, d’un membre de son personnel ou de toute personne dont le Client répond.
7/ Toutes amendes imposées par l’autorité dont le Client relève.
La Société n’est tenue de réparer le préjudice direct du Client qu’en cas de dol ou de faute lourde (sauf pour dol ou faute lourde d’un sous-traitant). Dans tous les cas de mise en cause de sa responsabilité, il est expressément convenu que le montant total des indemnités que la Société pourrait être amenée à verser au Client pour quelque raison que ce soit, est limité aux sommes effectivement perçues par la Société, au cours des douze (12) mois ayant précédé l’incident, en paiement des services effectués en exécution du Contrat.
Article 17 – Résiliation - Suspension
17.1 Sans qu’il y ait besoin d’aucune formalité judiciaire, le Contrat peut être résilié de plein droit, si bon semble à la Société en cas de défaut de paiement d’une ou plusieurs échéance(s) ou de toute somme due au titre du Contrat, en cas de non-respect de l’une de ses obligations souscrites par le Client ou en cas de modification de la situation du Client et notamment le décès, liquidation judiciaire ou amiable, cessation d’activité, cession totale ou partielle de clientèle. Dans l’hypothèse où l’un des cas visés ci-dessus venait à se réaliser, la Société se réserve le droit de suspendre l’exécution de tout ou partie du Contrat ou de limiter l’accès au Service, voire de résilier le Contrat sans préavis ni indemnité et sans préjudice des sommes que la Société pourrait demander à titre de dommages et intérêts. Pendant la période de suspension ou de limitation d’accès au Service, le Client reste tenu à son obligation de payer jusqu’au terme de son engagement. La suspension sera maintenue jusqu’au règlement de toutes sommes dues ou jusqu’à l’exécution parfaite de l’obligation contractuelle. La Société adressera au Client une lettre recommandée ou un courrier électronique lui notifiant la suspension, voire la résiliation du Contrat.
17.2 A défaut de respect, par l’une ou l’autre des Parties, des obligations essentielles lui incombant en vertu du Contrat, celui-ci pourra être résilié de plein droit, si bon semble à la partie lésée, trente (30) jours après une mise en demeure effectuée par courrier électronique, restée sans effet, sans préjudice de toute demande de dommages et intérêts. A l’expiration ou la cessation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, l’accès au Logiciel et à ses fonctionnalités sera fermé.
17.3 Welyb s'engage à protéger la santé physique et psychique de ses collaborateurs, ainsi qu'à faire preuve de respect envers ses collaborateurs, clients, partenaires ou fournisseurs.
Du fait de cet engagement, et afin d'assurer une réciprocité légitime, le
client s'engage par la présente à faire preuve de respect envers les collaborateurs de Welyb. Le
client s'interdit tout comportement ou attitude visant à sciemment blesser moralement, vexer, déstabiliser et plus largement s'interdit toute forme d’humiliation ou d’intimidation envers les collaborateurs Welyb.
Tout manquement à cet engagement par
le client pourra donner lieu à la résiliation de son abonnement sur simple décision unilatérale de la part de Welyb, sans possibilité de remboursement quelque soit les sommes engagées, et ce sans justification supplémentaire.
Article 18 – Force majeure
18.1 Les Parties ne pourront être tenus pour responsables si la non-exécution ou le retard dans l'exécution de l'une quelconque de leurs obligations, telles que décrites dans les présentes découle d'un cas de force majeure, au sens de l'article 1218 du Code civil.
La Partie constatant l'événement devra sans délai informer l'autre partie de son impossibilité à exécuter sa prestation et s'en justifier auprès de celle-ci. La suspension des obligations ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l'obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.
18.2 L'exécution de l'obligation est suspendue pendant toute la durée de la force majeure si elle est temporaire et ne dépasse pas une durée de trente (30) jours. Par conséquent, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les Parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l'exécution normale de leurs obligations contractuelles. A cet effet, la Partie empêchée avertira l'autre de la reprise de son obligation par courrier électronique, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout acte extrajudiciaire. Si l'empêchement est définitif ou dépasse une durée de trente (30) jours, les présentes seront purement et simplement résolues selon les modalités définies à l'article «Résolution pour force majeure».
Article 19 -
Imprévision
Les présentes CGV excluent expressément le régime légal de l'imprévision prévu à l'article 1195 du Code civil pour toutes les opérations de Services de la Société au Client. Le Société et le Client renoncent donc chacun à se prévaloir des dispositions de l'article 1195 du Code civil et du régime de l'imprévision qui y est prévu, s'engageant à assumer ses obligations même si l'équilibre contractuel se trouve bouleversé par des circonstances qui étaient imprévisibles lors de la conclusion de la vente, quand bien même leur exécution s'avèrerait excessivement onéreuse et à en supporter toutes les conséquences économiques et financières.
Article 20 -
Exécution forcée en nature
20.1 En cas de manquement de l'une ou l'autre des Parties à ses obligations, la Partie victime de la défaillance dispose du droit de requérir l'exécution forcée en nature des obligations découlant des présentes. Par dérogation aux dispositions de l'article 1221 du Code civil, le créancier de l'obligation pourra poursuivre cette exécution forcée après une simple mise en demeure, adressée au débiteur de l'obligation par lettre RAR demeurée infructueuse, quelles qu'en soient les circonstances et quand bien même il existerait une disproportion manifeste entre son coût pour le débiteur, de bonne foi, et son intérêt pour le créancier.
20.2 Il est rappelé qu'en cas de manquement de l'une ou l'autre des Parties à ses obligations, la Partie victime de la défaillance pourra, conformément aux dispositions de l'article 1222 du Code civil, huit (8) jours après la réception d'une mise en demeure de s'exécuter restée infructueuse, faire exécuter lui-même l'obligation par un tiers, aux frais de la Partie défaillante, pour autant que le coût soit raisonnable et conforme aux pratiques du marché, sans qu'une autorisation judiciaire soit nécessaire à cet effet, étant précisé que la Partie victime de la défaillance pourra également, à son choix, demander en justice que la Partie défaillante avance les sommes nécessaires à cette exécution.
20.3 Par dérogation expresse aux dispositions de l'article 1222 du Code civil, en cas de manquement de l'une ou l'autre des Parties à ses obligations, la Partie victime de la défaillance ne pourra, faire exécuter lui-même l'obligation par un tiers, aux frais de la Partie défaillante. Le créancier de l'obligation pourra toutefois demander en justice que la Partie défaillante avance les sommes nécessaires à cette exécution. La Partie victime de la défaillance pourra, en cas d'inexécution de l'une quelconque des obligations incombant à l'autre Partie, demander la résolution du contrat selon les modalités définies à l'article «Résolution du contrat».
Article 21 - Réduction proportionnelle du prix en cas d'exécution imparfaite de l'obligation
En cas de manquement d'une Partie à l'une ou l'autre de ses obligations, le créancier pourra, en application de l'article 1223 du Code civil, huit (8) jours après la réception par le débiteur de l'obligation d'une mise en demeure signifiée par lettre RAR, de s'exécuter restée sans effet, s'il n'a pas encore payé tout ou partie de la prestation, notifier dans les meilleurs délais au débiteur sa décision d'accepter une exécution imparfaite du contrat et d'en réduire de manière proportionnelle le prix. L'acceptation par le débiteur de la décision de réduction de prix du créancier doit être rédigée par écrit. A défaut d'accord entre les Parties sur le montant de cette réduction proportionnelle du prix, celui-ci sera déterminé à dire d'expert dans les conditions de l'article 1592 du Code civil. Dans l'hypothèse où le créancier de l'obligation aurait déjà payé le prix, en totalité ou en partie, il pourra, à défaut d'accord entre les Parties demander au juge la réduction de prix.
Article 22 -
Exception d'inexécution
Les Parties déclarent renoncer expressément à se prévaloir des dispositions des articles 1219 et 1220 du Code civil du régime de l'exception d'inexécution qui y est prévu.
Par conséquent, elles s'engagent à exécuter pleinement et intégralement les présentes même en cas de manquement de la part de l'une ou de l'autre. Cependant, si l'empêchement était définitif ou perdurait au-delà de trente (30) jours à compter de la constatation de l'empêchement par lettre recommandé, les présentes seraient purement et simplement résolues selon les modalités définies à l'article « Résolution » pour manquement d'une partie à ses obligations.
Article 23 – Nullité partielle
Dans l’hypothèse où l’une des clauses des présentes Conditions Générales de Vente serait nulle et non avenue par un changement de législation, de réglementation, par une décision de justice, ou par contravention à des décisions impératives ou pour tout autre cause, cette contradiction entraîne seulement la non-application de la clause non conforme, sans affecter le reste des présentes Conditions Générales de Vente, leur validité étant maintenue.
Article 24 – Modalités de transmission du Contrat
Le Client ne peut céder ou transférer la commande conclue par lui, ou les droits et obligations qui en découlent, sans l’accord exprès et préalable de la Société.
Article 25 -
Litiges
Tous les litiges auxquels le présent contrat et les accords qui en découlent pourraient donner lieu, concernant tant leur validité, leur interprétation, leur exécution, leur résolution, leurs conséquences et leurs suites seront soumis aux Tribunaux compétents du ressort du siège social de la Société.
Article 26 -
Langue du contrat - Droit applicable
De convention expresse entre les parties, les présentes Conditions Générales de Vente et les opérations d'achat et de vente qui en découlent sont régies par le droit français.
Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.
Article 27 – Élection de domicile
Pour l’exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les parties font respectivement élection de domicile en leurs sièges sociaux ou adresses indiqués au bon de commande ou la proposition tarifaire auquel sont annexées les présentes conditions. Toute modification du siège social ou de l’adresse de l’une des parties ne sera opposable à l’autre partie que sept (7) jours après lui avoir été dûment notifiée.
Article 28 -
Acceptation du Client
Les présentes Conditions Générales de Vente sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d'achat, qui seront inopposables à la Société, même s'il en a eu connaissance.
