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La gestion de la paie est une tâche essentielle pour toute entreprise, mais elle peut également être complexe et exigeante pour les gestionnaires de paie. Heureusement, avec les avancées technologiques, de nombreuses solutions logicielles ont vu le jour pour faciliter ce processus.
Parmi ces solutions, Welyb se démarque en offrant une réponse complète et efficace aux enjeux spécifiques auxquels sont confrontés les gestionnaires de paie et leurs clients. 👀
Dans cet article, nous explorerons comment la solution Welyb peut aider ces professionnels à relever ces défis et à améliorer leur efficacité. 👇
Quelles sont les problématiques des gestionnaires de paye ?
1. La décentralisation des informations et des parties prenantes
Il peut être très difficile de réunir toutes les informations d’une entreprise et de rassembler les divers professionnels entrant dans la sphère de l’entreprise (expert-comptable, avocat, fournisseurs…). Le mail est souvent le moyen de communication le plus employé, et pourtant le plus laborieux. Il peut vite devenir très improductif. 😬
2. La légalité et sécurisation des données
Les problématiques légales, notamment en ce qui concerne le RGPD et la sécurisation des données, représentent également un défi majeur pour les gestionnaires de paye. Il est essentiel de respecter ces règles pour garantir la confidentialité des informations et éviter tout risque de sanction.
Lire l'article : Envoi des bulletins de salaires par mail
3. Le recrutement de personnel
Recruter du personnel qualifié peut être une tâche ardue. Pour attirer les meilleurs talents, il est essentiel de proposer une organisation efficace et de réduire les tâches répétitives grâce à l'automatisation. Cela permet également de limiter les embauches et de réaliser des économies. 💶
4. Le manque de différenciation et de services proposés aux clients
Pour se démarquer en tant que cabinet de gestion de paye, il est important de proposer des services supplémentaires pour aider les clients à gérer leur entreprise plus facilement. Par exemple, l'ouverture d'accès aux salariés, l'unification du système d'information de l'entreprise peuvent aider à renforcer la satisfaction des clients et leur fidélité. 🙌
Les problèmes des gestionnaires de paye nécessitent des solutions adaptées et innovantes pour répondre aux besoins de leurs clients et améliorer leur efficacité opérationnelle.
Stockage de documents : opter pour un coffre-fort électronique ou une GED ?
1. Le coffre-fort : gadget ou utilité avérée ?
Il est essentiel d'évaluer attentivement les avantages et les coûts associés à l'utilisation d'un coffre-fort électronique, en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et de la sensibilité des données à stocker. 🤔
Pour certaines entreprises, en particulier celles gérant un volume important de documents et nécessitant une sécurité renforcée, l'utilisation d'un coffre-fort électronique peut être nécessaire afin d’avoir une gestion efficace et sécurisée des données. En revanche, pour d'autres entreprises de plus petite taille, les surcoûts associés à l'adoption d'un coffre-fort électronique peuvent être considérés comme excessifs par rapport aux avantages perçus.
Le coffret-fort électronique et le SIRH (Système d'Information Ressources Humaines) sont des outils utiles pour vous, gestionnaires de paie, car ils permettent de stocker et de sécuriser les données sensibles des salariés, telles que les bulletins de paie, les contrats de travail ou encore les justificatifs de congés. En plus de garantir la confidentialité des informations, ces outils facilitent également la gestion administrative en offrant un accès rapide et centralisé aux documents nécessaires. ✅
Plusieurs solutions de coffret-fort électronique et de SIRH sur le marché, parmi lesquelles MyPeopleDoc, Cecurity et Primobox et Digiposte sont des références reconnues.
2. La GED : un outil essentiel
La plupart du temps, la GED (Gestion électronique de documents) suffit largement pour faciliter le suivi de vos dossiers et optimiser votre temps de travail. D’autant qu’elle vous coûtera bien moins chère. 😉
Elle est devenue primordiale en raison de la dématérialisation croissante des documents et de la facturation électronique. Elle permet de stocker, de partager et d'organiser les documents de manière efficace et sécurisée. Les avantages sont nombreux, notamment :
- une meilleure gestion des flux documentaires ;
- une réduction des coûts de stockage ;
- une amélioration de la productivité ;
- une optimisation du temps de recherche d'informations ;
- une meilleure communication avec les clients
- une meilleure sécurité des données sensibles.
En conclusion, bien que les coffres-forts électroniques soient utiles pour stocker des fichiers sensibles en toute sécurité, une GED comme Welyb offre une solution plus complète pour la gestion globale des documents d'une organisation. Elle fournit des fonctionnalités avancées de gestion, de collaboration et d'automatisation des flux de travail, ce qui en fait un choix plus approprié. 🖥
N’attendez plus et opter pour la GED de Welyb afin de structurer efficacement votre gestion documentaire et de gagner en productivité. Vous limitez considérablement les échanges par mail ! 📨
Welyb pour répondre à vos besoins
Welyb est la solution parfaite pour mener à bien la production et le traitement des salaires et pallier vos problématiques du quotidien.
1. Une solution de centralisation des données et de collaboration
La gestion de la paie implique souvent une coordination étroite entre les différentes parties prenantes, notamment les départements des ressources humaines, de la comptabilité et de la direction. Welyb offre une plateforme centralisée où toutes les données relatives à la paie peuvent être stockées, partagées et consultées en temps réel. Cela facilite la collaboration entre les différentes équipes et garantit que toutes les informations pertinentes soient accessibles de manière transparente. Les gestionnaires de paie peuvent ainsi travailler plus efficacement et réduire les délais de traitement. 💪
"Enfin un outil qui centralise les documents (factures, contrats, paies...) avec un classement automatique, fini les relances auprès des clients !" Eric Toni
Et ce n’est pas tout ! La GED de Welyb va plus loin que le social, elle vous permet de proposer un réel service à vos clients pour centraliser TOUS les documents de l'entreprise (social, paye, factures..) et s’adapte à votre statut. 🦸🏼
Vous êtes gestionnaire de paie indépendant ?
Grâce à la GED de Welyb, vous pouvez :
- Segmenter facilement les accès par cabinet donneur d’ordre ;
- Ouvrir les accès facilement aux salariés et dirigeants des entreprises clientes ;
- Bénéficier d’un hébergement en France et mobile ;
- Disposer d’un espace à vos couleurs si vous n’êtes pas connu du client final en tant que tel.
Vous êtes gestionnaire de paie en cabinet d'expertise comptable ?
Votre cabinet a tout intérêt à fournir à ses clients un service uniforme. 🙌
Pour cela, il doit centraliser toutes les données du client sur une seule et même interface. Les outils de production comptables, juridique et social étant si différents, c’est à la GED de jouer ce rôle. Cette dernière doit être indépendante et interconnectée. 🔁
L’espace de stockage peut avoir différents usages :
- Stockage interne du cabinet ;
- Stockage collaboratif avec le client ;
- Outil de mise en conformité et stockage pour le client (ex : cas d’un client qui invite ses salariés pour leur ouvrir l’accès à tous les documents obligatoires : convention collective, règlement intérieur, registre unique du personnel etc.).
2. Une solution sécurisée et conforme au RGPD
La conformité aux réglementations légales est un enjeu majeur. Welyb suit de près les changements réglementaires et met à jour sa plateforme en conséquence. En utilisant Welyb, vous pouvez être sûrs que les processus respectent les normes légales en vigueur, réduisant ainsi les risques de non-conformité et de sanctions. 🔒
Nous sommes d’ailleurs accompagnés par un DPO (Délégué à la protection des données) afin de garantir cette conformité RGPD. 👨🏽💼
Les droits d’accès sont inaltérables et nous ne pratiquons aucune rétention de données. Faites confiance à Welyb !
"Au quotidien j'ai pu constater que c’est déjà une charge mentale allégée parce que l'on sait que nos données sont stockées dans un espace fiable, sécurisé et conforme au RGPD ce qui n’était pas parfaitement le cas jusque-là.” Geoffrey Laurendeau
3. La possibilité d’ouvrir des accès aux donneurs d’ordre à vos couleurs
Welyb s’appuie sur un système de thèmes que chaque partie prenante peut affecter ou non à des tiers pour gérer les accès. Typiquement, vous pouvez autoriser l’accès aux dossiers sur les bulletins de paie, aux dirigeants d’entreprise uniquement. Cette fonctionnalité vous permet de donner accès à vos clients aux informations liées à la paie de leur entreprise, tout en assurant la confidentialité des données.
L’arborescence de la solution Welyb est personnalisable et les couleurs également. Et oui, nous agissons même sur la marque employeur ! 🎨
En résumé, chaque entreprise a ses propres besoins et exigences en matière de paie. Welyb reconnaît cela et offre une solution personnalisable qui s'adapte aux spécificités de chaque entreprise. Cela permet une gestion de paie sur mesure, répondant aux besoins uniques de ses activités et clients. 👍
4. La connexion aux outils de production du social
Welyb est connecté à Silae, référence en matière de logiciels de paie en ligne et destiné aux entreprises et cabinets comptables. Il permet de gérer efficacement toutes les étapes du processus de paie, de l'édition des fiches de paie à la déclaration sociale nominative (DSN), en passant par le suivi des congés payés et des absences.
À noter que nous avons l’ambition de nous connecter à tous les outils de production sociale pour développer d’autant plus ce cas d’usage. 🤩 Lire l'article sur la connexion des 2 outils.
L’intérêt de cette connexion avec Silae pour vous, gestionnaires de payes est :
- l’Intégration des données : les données liées à la paie sur Silae sont automatiquement importées dans la GED de Welyb Cela élimine la nécessité de saisir manuellement les informations, ce qui réduit les risques d'erreurs et de doublons. Les données pertinentes, telles que les fiches de paie, les déclarations fiscales, les relevés d'heures ou les contrats de travail, peuvent être directement importées dans Welyb.
- la collaboration simplifiée : la connexion entre Welyb et Silae facilite la collaboration entre les gestionnaires de paie et les autres parties prenantes, telles que les employés, les services RH ou les experts-comptables. Les fichiers peuvent être partagés en toute sécurité via la plateforme, permettant ainsi des échanges rapides et transparents. Les flux de travail peuvent être créés pour l'approbation, la validation et la signature électronique des documents, accélérant ainsi les processus de paie.
- la sécurité et conformité : Welyb offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les documents sensibles liés à la paie.
En somme, la connexion entre Welyb et des outils de production comme Silae permet une gestion plus efficace, sécurisée et collaborative des documents de paie. Elle simplifie les processus, réduit les erreurs, facilite la recherche des informations et favorise la conformité aux réglementations. 🔥
5. Des rappels automatisés
Vous pouvez configurer un certain nombre de rappels automatisés depuis la plateforme, spécifiquement les rappels de variables de paie, les mouvements d'effectifs, les paiements en attente, etc.
Il en va de même pour tout ce qui est : automatisation de l'administratif lié à l'onboarding ou l’offboarding d'un salarié. Welyb vous permet de réduire au maximum les relances par mail et de gagner du temps sur ces longs process. Vous pouvez notamment créer des rappels pour ces cas précis :
Tous les mois :
- Rappels sur la transmission des variables de paie
- Contrôle du bulletin de salaire par le dirigeant
- Paiement à venir des cotisations
Tous les ans :
- Taxes professionnelles
- DAS2
De manière ponctuelle :
- Demandes pour une embauche
- Demandes pour une rupture de contrat
- Demandes pour un audit
Différents modèles de documents existent sur Welyb. Vous n’avez ensuite qu’à suivre les tâches en suspens.
6. Un focus sur la communication
Avec Welyb, vous avez une visibilité optimale sur vos missions et redonnez du poids au conseil client. Le CRM vous permet de visualiser l’avancée des dossiers et de communiquer avec les utilisateurs. Les notifications en temps réel entrent aussi en jeu. Elles apparaissent notamment lors d’un événement sur un document : une tâche ou une modification. Les utilisateurs peuvent ainsi gagner en réactivité, ce qui peut être particulièrement utile pour les changements de dernière minute ou les situations d'urgence. Ces notifications fournissent une qualité de service optimale à tous les interlocuteurs. 😎
En plus, Welyb est accessible en ligne à partir de n'importe quel appareil connecté à Internet. Cela signifie que vous pouvez accéder à vos données et à vos documents de paie depuis n'importe où, à tout moment, ce qui peut faciliter la communication avec les parties prenantes, même lorsque vous êtes en déplacement.
Communiquer avec vos clients de manière fluide et efficace est désormais possible grâce à Welyb. 💥
"La mise en place de la plateforme assez facile et son utilisation plutôt intuitive. L'équipe de Welyb nous accompagne à chaque pas du déploiement, ce qui est très rassurant. Et le support par chat est efficace. Nous sommes impatients de partager ce nouvel outil avec nos clients !!" Marie Josée Paez
En conclusion, la gestion de la paie représente un défi complexe pour les entreprises et les cabinets comptables, mais des solutions innovantes telles que Welyb peuvent répondre efficacement aux problématiques que vous rencontrez. 🧩
Welyb est la solution idéale pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion de la paie. En offrant une plateforme sécurisée de centralisation des données et de collaboration simplifiée, Welyb facilite la coordination entre les différentes équipes et réduit les délais de traitement. Vous pouvez travailler plus efficacement, tout en garantissant que toutes les informations pertinentes soient accessibles en temps réel. 👐
Que vous soyez un gestionnaire de paie indépendant ou un cabinet d’expertise comptable, Welyb s’adapte à vos besoins spécifiques et vous offre une solution personnalisable. 🎨
Enfin, la connexion avec des outils de production tels que Silae facilite encore plus la gestion de la paie en automatisant l’intégration des données, en simplifiant la collaboration et en garantissant la sécurité et la conformité. Vous gagnez non seulement du temps mais améliorez votre productivité globale et vous êtes en mesure de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. N’hésitez pas à demander une démonstration avec l’un de nos conseiller pour en savoir plus ! 👇
