Pour beaucoup de cabinets, la période fiscale rime avec intensité et stress. 📌C’est le moment où vous devez récupérer les documents de vos clients et parfois multiplier les échanges avec eux. C’est ce processus qui peut vous ralentir et vous faire perdre un temps précieux. Pourtant, des solutions existent et peuvent même vous permettre de transformer cette période en opportunité de croissance. La GED (gestion électronique de documents) constitue ainsi une solution pour faciliter les échanges avec vos clients et vous fait donc gagner en productivité.

Voici un guide qui vous explique comment faire de la période fiscale une opportunité de croissance pour votre cabinet grâce aux avantages de la GED de Welyb. 🚀

Premier avantage : un accompagnement client optimisé

La relation client est au centre des préoccupations des cabinets pendant la période fiscale. Le plus souvent, les professionnels doivent faire des listes interminables pour ne pas oublier de demander tel ou tel document et faire des relances par mail régulièrement. Cela prend énormément de temps ! ⌛

Une période fiscale réussie passe donc par l’optimisation de votre accompagnement client. La GED de Welyb vous permet de mettre en place un processus d’accompagnement automatisé. Cela peut ainsi vous faire gagner jusqu’à 30 % de productivité.

Voici les étapes que nous vous suggérons pour automatiser ces échanges :

• Première étape : paramétrer des notifications de rappel automatisées à votre client.
• Deuxième étape : celui-ci dépose ensuite ses documents sur la plate-forme.
• Troisième étape : les documents sont envoyés automatiquement aux outils de votre cabinet grâce à l’interopérabilité qui est l’une des caractéristiques de la GED.
• Quatrième étape : le client peut retrouver et consulter les documents envoyés sur son espace personnel. 

Vous pouvez mettre en place des rappels pour chaque document dont vous avez besoin en fonction des échéances comptables : déclaration de TVA, mise à jour comptable, réalisation des bulletins de salaire… 📅

Plus besoin de mails ni de fichiers Excel ! Toute la gestion se fait sur la plate-forme : la demande d’information et la collecte sont centralisées sur l’interface digitale du cabinet.

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Voici quelques conseils pour améliorer l’accompagnement client au sein de votre cabinet, au-delà de la mise en place de la GED.

Organisez votre accompagnement client en amont pour une efficacité optimale et une productivité augmentée !

Cependant, vous ne pouvez pas mettre ces étapes en place si vous n’avez pas, en amont, anticipé cette relation client. Par exemple, pour mettre en place les notifications, vous devez avoir les échéances de la période fiscale en tête. Pour cela, il vous suffit de mettre en place un calendrier avec les dates importantes comme la date de fin de rendu de la période fiscale. Celle-ci est le 3 ou le 19 mai en fonction du mode de rendu : par courrier pour la première ou de façon dématérialisée pour la seconde. 🔔

Welyb vous prépare à faire de la période fiscale une opportunité de croissance. Il suffit de vous inscrire à la newsletter qui vous donne des conseils indispensables en cliquant ici. 

Un autre moyen de se fixer des objectifs et de gagner en productivité est d’utiliser la méthode SMART (acronyme de Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini). Celle-ci consiste à se fixer des objectifs, souvent par année, pour tendre vers une croissance durable. Par exemple, cela peut consister à se dire : “Recevoir 90% des documents requis sous format numérique d'ici à la fin du premier semestre 2025."

Deuxième avantage : l’optimisation de vos process internes pendant la période fiscale

L’optimisation interne

En période fiscale, il est crucial d’optimiser les process avec vos clients, comme nous l’avons vu précédemment, mais il faut aussi penser à le faire en interne. Un outil comme Welyb vous permet de le faire à ces différents niveaux.

Dans la gestion des tâches attribuées à vos collaborateurs

Pour répartir efficacement les tâches que vos collaborateurs doivent se répartir pendant une période fiscale, vous disposez de plusieurs moyens.

• Excel constitue une solution efficace, surtout pour les petits cabinets. Il existe des templates de tableurs que vous pouvez adapter selon vos besoins, le nombre de vos collaborateurs et les tâches dont vous avez besoins qu’ils s’acquittent.
• Dans le cadre d’une digitalisation avancée, vous pouvez également exploiter des outils numériques spécialement conçus pour votre secteur. C’est le cas de Welyb qui automatise la création des tâches pour vos collaborateurs et vous offre un suivi en temps réel de leur progression. Cela est très utile pendant la période fiscale où chacun doit avoir des tâches et des dossiers définis. ✅

Un confort de travail amélioré pour la période fiscale

Welyb est une plateforme accessible depuis n’importe quel appareil et dans n’importe quel lieu. Ainsi, vos collaborateurs peuvent y accéder depuis chez eux. C’est pratique s’ils ont un enfant malade, s’il y a des grèves, ou s’ils doivent rester simplement à la maison. Parfois, le télétravail est nécessaire. Pendant la période fiscale, il est encore plus important pour vos collaborateurs de se sentir bien et de travailler dans de bonnes conditions pour éviter le stress et le surmenage. Une GED, comme celle de Welyb, favorise le travail à domicile, ce qui améliore le confort de travail pour certains collaborateurs. 🏠

Troisième avantage : l’interconnexion avec les outils comptables que vous utilisez pendant la période fiscale

Durant la période fiscale, vous devez vous connecter à de nombreux outils comptables. La GED de Welyb propose une connexion à différents logiciels. C’est le cas de ceux servant à optimiser la production comptable via une automatisation de l’envoi des documents. Il s’agit de logiciels très importants pendant la période fiscale. 📊

De même, d’autres servent à simplifier la saisie de documents comme les factures de la part de vos clients. Welyb centralise ces logiciels au sein de sa plate-forme et constitue le même point d’entrée pour tous. Plus besoin de multiplier les connexions. Cela est donc particulièrement efficace en période fiscale où gagner du temps est l’enjeu principal. Que ce soit de votre côté, ou de celui du client, vous trouverez tous vos outils comptables au même endroit. 🔧

De plus, les données de ces services sont automatiquement intégrées aux dossiers de vos clients, garantissant une mise à jour en temps réel, ce qui vous fait gagner du temps.

Vous pouvez d’ailleurs trouver la liste détaillée des logiciels auxquels Welyb peut se connecter – il y en a plus de 100 ! – en cliquant ici.

Grâce à Welyb, sa plateforme et ses conseils, vous pouvez gérer la période fiscale sans stress et même en profiter pour créer des opportunités de croissance ! En effet, en gagnant du temps sur certains process, vous en avez plus pour chercher et interagir avec de nouveaux clients potentiels.

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