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Le document papier est en voie d’extinction ! Si, dans les faits, il fait parfois de la résistance, il n’a plus le vent en poupe. Coûteux, peu fiable et peu respectueux de l’environnement 🌱, le papier s’est mis le législateur à dos. Pour preuve, une partie des factures sera bientôt complètement dématérialisée.
Comment votre cabinet peut-il s’adapter à ces changements ? L’adoption d’une solution de Gestion électronique des documents (GED), de préférence en mode Saas et calibrée pour la comptabilité, représente un excellent début !
Pour vous accompagner dans la sélection des meilleurs outils, découvrez un panorama détaillé des GED disponibles sur le marché 🔍.
1. Welyb
Welyb est une entreprise française 🇫🇷, fondée en 2019, avec la volonté de simplifier le quotidien des cabinets comptables. En 2023, elle rejoint Agiris-EIC au sein du Groupe ISAGRI. Sa solution de gestion et de stockage des documents est spécialement conçue pour les besoins des experts-comptables, des commissaires aux comptes ou encore des gestionnaires de paie. Welyb s’appuie sur des valeurs positives telles que la confiance, l’engagement et l’innovation.
Parmi les services complémentaires proposés par Welyb, on trouve :
- la collecte des factures par mail, dépôt rapide ou via l’application mobile ;
- la gestion des pièces sociales et la distribution des bulletins de paie aux salariés ;
- une application mobile avec un accès multisociété et un processus de scan simplifié ;
- un accompagnement spécifique dans le cadre du passage à la facturation électronique.
Les avantages de la GED collaborative de Welyb
- Simplicité et prise en main rapide 🚀
- Solution collaborative pour centraliser les échanges clients et alléger les boîtes mail
- Nombre de dossiers et d’utilisateurs tiers illimité
- Automatisation des flux 🔁
- Interconnexion aux outils existants
- Disponibilité des équipes et support en ligne
- Accès multiplateforme : poste local, web et application mobile
- Personnalisation aux couleurs du cabinet
- Conformité légale au RGPD 🔒
- Formules sans engagement avec un mois d’essai gratuit et frais de déploiement offerts
Les limites
- Solution payante (voir les différentes offres) 💳
- Nombre limité de signatures électroniques incluses dans la formule Weconnect (5 par collaborateur et par mois)
📚✨ Découvrez tout ce que vous devez savoir sur les GED comptables !
2. Dropbox
Dropbox est née en 2007 avec la volonté de fournir un moyen simple de synchroniser des fichiers informatiques. La solution s’adresse aux particuliers et aux entreprises et offre différentes fonctionnalités comme le stockage sécurisé de documents sur le cloud ☁️.
Les avantages de Dropbox
- Sauvegarde automatique des appareils
- Offre gratuite pour partager 2 Go de fichiers
- Signature électronique simplifiée ✍️
- Accès web, mobile et sur poste local
Les limites
- Tarification par utilisateur pour les entreprises 💰.
- Outil peu adapté aux processus métiers et aux interactions clients/expert-comptable
3. Sharepoint / Onedrive
SharePoint et OneDrive sont deux produits signés Microsoft, destinés à un usage personnel et professionnel. SharePoint est une interface collaborative de partage de documents. Quant à OneDrive, c’est tout simplement un espace de stockage de fichiers, d’applications ou de vidéos.
Les avantages de Sharepoint et OneDrive Dropbox
- Solutions intégrées à la suite Office
- Offre de stockage gratuite jusqu’à 5 Go
- Accès multiplateforme 🌐
Les limites
- Facturation par utilisateur 💰
- Outils à utiliser en interne, qui ne se prêtent pas aux échanges avec les clients externes
📚✨ La digitalisation de votre cabinet vous préoccupe ? Welyb vous propose un article détaillé sur le sujet !
4. DocuWare
À l’origine, DocuWare est une société allemande, fondée en 1998. En 2019, l’entreprise devient une filiale détenue à 100 % par Ricoh. Elle lance son outil de GED en mode Saas dès 2012 et, 3 ans plus tard, elle intègre la technologie du Cloud.
La solution est avant tout conçue pour satisfaire les besoins des services financiers, RH ou marketing des PME, ETI et de grandes entreprises, et non les attentes plus spécifiques des cabinets comptables.
Les avantages de la GED de DocuWare
- Extraction intelligente des données
- Conformité au RGPD
- Compatibilité avec les principaux ERP
- Archivage sécurisé 🗄️
Les limites
- Peu adapté à une gestion collaborative des documents entre un cabinet et ses clients
- Deux applications mobiles différentes (une pour consulter et une pour scanner)
- GED non personnalisable aux couleurs du cabinet
- Manque de transparence sur les tarifs 💸
📚✨ Lisez notre article sur les avantages des GED dédiées aux experts-comptables.
5. Illinks
Illinks, fondée en 2017, propose une gestion électronique des documents pour les PME, les ETI et les experts-comptables. L’entreprise dispose de partenariats avec DocuWare, Ricoh et Scriba.
Illinks a également développé deux autres produits :
- Le compilateur PDF pour la gestion des fichiers au format PDF 📄 ;
- L’écran interactif pour faciliter les présentations.
Les avantages de la GED d’Illinks
- Recherche full-text
- Signature électronique en option ✍️
- Coffre-fort numérique en option
- Application mobile avec accès aux documents
Les limites
- Pas de scan des pièces comptables depuis l’application mobile
- Personnalisation aux couleurs du cabinet non disponible
- Pas de connexion aux autres logiciels du cabinet ou des clients
- Absence d’affichage des tarifs sur le site 💸
6. GED Expert
GED Expert est la solution de gestion électronique des documents du groupe ACD, éditeur de logiciels pour les experts-comptables. L’outil permet de numériser, classer et partager des documents entre les collaborateurs ou avec les clients.
Les avantages de GED Expert
- Recherche full-text 🔍
- Intégration native dans Outlook
- Accès web et mobile pour la consultation
- Classement automatique avec QR code
Les limites
- Absence de numérisation mobile 📵
- Tarifs non disponibles en ligne
- Pas de personnalisation aux couleurs du cabinet
7. Zeendoc
Zeendoc fait partie des solutions de l’éditeur Sages informatique, entreprise créée dans les années 2000 et spécialiste de la gestion de données. Zeendoc est une GED en mode Saas pour les TPE, les PME et les collectivités qui intègre des fonctionnalités telles que la gestion des notes de frais.
Les avantages de la GED de Zeendoc
- Archivage électronique
- Compatibilité avec les principaux logiciels comptables 🤝
- Application mobile pour consulter et numériser les documents
- Signature électronique
Les limites
- Tarifs sur demande uniquement
- Solution de GED généraliste, conçue pour un usage interne à l’entreprise 🏢
📚✨ Retrouvez tous les critères importants pour mieux choisir la GED de votre cabinet.
Pourquoi la GED est-elle un outil indispensable pour les cabinets d’expertise comptable ?
En matière de gestion électronique des documents, les experts-comptables sont confrontés à différentes problématiques. 🤔
- Ils doivent optimiser le fonctionnement interne du cabinet, avec plusieurs objectifs tels que fluidifier les process, sécuriser les données, faciliter les échanges entre les collaborateurs ou centraliser les dossiers.
- Il est également essentiel d’améliorer la relation avec les entreprises, d’accélérer la collecte des justificatifs comptables et de fidéliser les clients. 🌟
Une solution aux nombreux atouts
Une GED adaptée aux besoins des cabinets comptables permet de gagner du temps et d’en faire gagner à ses clients ⏰. Pour les entreprises, les rendez-vous ou les appels de l’expert-comptable sont parfois source d’angoisse 😰 (factures égarées, dépenses non déductibles, calendrier fiscal à respecter…). Avec la GED, le client reçoit des alertes, prépare ses pièces au fur et à mesure et peut retrouver tous les documents nécessaires à son activité.
Une fois mise en place, la GED comptable représente votre cabinet, car elle correspond au point de connexion récurrent entre vos équipes et vos clients 🤝. Un outil innovant, intuitif et efficace, rappelant les couleurs de votre logo, donne une image positive de votre organisation. Les entreprises vous considèrent alors comme un partenaire indispensable qui leur offre une solution clé en main.
Le partenaire de la digitalisation des cabinets
L’adoption d’une GED comptable, c’est aussi un pas en avant vers la digitalisation de votre cabinet 🚀. Dans cette course à la dématérialisation des process, les grands vainqueurs seront probablement les entreprises qui auront su prendre le départ à temps et évoluer progressivement à l’aide des bons outils (on en revient à la fameuse histoire du lièvre et de la tortue 🐇🐢…).
Et pour cause, les défis liés au numérique sont nombreux et ne se limitent pas à des changements techniques. L’expert-comptable doit aussi embarquer ses collaborateurs et ses clients dans l’aventure, sans oublier de créer de nouveaux services pour valoriser les compétences de sa profession. 🌟
La GED collaborative de Welyb a été développée pour faciliter le quotidien des experts-comptables, des commissaires aux comptes et des gestionnaires de paie. Ces professionnels ont des besoins spécifiques liés à la réglementation et à la relation particulière qu’ils entretiennent avec leurs clients. Pour tester toutes les fonctionnalités de la GED de Welyb, démarrez votre essai gratuit !
