Experts-comptables : pourquoi passer à la GED ?

Nous vivons dans un monde marqué par une digitalisation croissante qui touche toutes les professions. La comptabilité n’échappe pas à cette tendance, car en 2026, la numérisation des factures deviendra obligatoire. Cela présente l’avantage de limiter les échanges de documents papier 📄 et de sécuriser vos données. En tant qu’expert-comptable, vous bénéficiez également d’autres avantages en accélérant la digitalisation de votre cabinet : une productivité accrue pour vous et vos collaborateurs, des échanges centralisés et des documents facilement accessibles. Une solution permet de regrouper ces avantages au même endroit : la GED ou gestion électronique des documents. 🚀

Qu’est-ce qu’une GED ?

Une GED est une solution de stockage basée sur le cloud, permettant de transférer des documents et de les partager avec vos collaborateurs ou clients. Cet outil facilite la centralisation des données échangées au quotidien, notamment les factures, au sein d’un cabinet comptable.
D’ailleurs, selon l'enquête de l'Observatoire 2019 sur la digitalisation, 69 % des cabinets considèrent que la GED est indispensable au développement de leur structure. 📊

Les autres outils : des solutions inadaptées aux besoins des experts-comptables

Des logiciels pas assez sécurisés

Malgré des chiffres en faveur de la GED, seuls 27 % des cabinets utilisent cette solution dédiée et préfèrent des outils de partage de documents comme Google Drive ou Dropbox. Bien que ces solutions permettent de partager facilement des données avec le client, elles ne disposent pas de tous les avantages de la GED, notamment en termes de respect des normes de sécurité et de confidentialité. 🔐

De mauvaises pratiques

En plus des logiciels inadaptés, certaines mauvaises pratiques subsistent, même lorsque les cabinets sont équipés d’une GED. Elles nuisent à la productivité de votre cabinet. 🕒 Par exemple, la majorité des échanges avec les clients se font par mail (94 %) ou par courrier (47 %), contre seulement 24 % via une plateforme d’échange dédiée. Cela peut s’expliquer par l’utilisation d’une GED non performante qui vous fait perdre du temps et vous pousse à revenir aux outils traditionnels (téléphone, courrier ou mail).

La GED pour répondre à ces problématiques

Une sécurité renforcée

L’échange de données est désormais encadré par des réglementations comme le RGPD (Règlement général sur la protection des données), appliqué depuis 2018, qui protège les informations sensibles des utilisateurs. Vos clients en font partie !
Les solutions cloud, comme Google Drive et Dropbox, peinent à garantir une conformité efficace. Le rapport Shadow Data Threat Report d’Elastica souligne ce problème : moins de 1 % des processus internes des fournisseurs de cloud respectent pleinement la législation, et moins de 3 % appliquent des stratégies de mot de passe sécurisés conformes aux exigences du RGPD.
Une GED comme celle de Welyb garantit, elle, le respect du RGPD, en intégrant des mécanismes comme la suppression automatique des données après un certain délai.

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Des solutions en cas de piratage informatique

Nul n’est à l’abri du piratage ! Une intervention malveillante, qu’elle soit interne ou externe, peut toucher tout le monde. Si l’utilisateur d’un Drive aura du mal à retrouver ses données, celui d’une GED pourra le faire plus facilement, grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Archivage et traçabilité des documents : garantit la sécurité des informations contre les pertes, accidents et actes malveillants.
• Gestion des droits d'accès : protège les documents sensibles en limitant les accès non autorisés.
• Conservation des documents électroniques : assure leur pérennité avec un historique complet retraçant leur évolution.

Une centralisation des données accrue

Une GED regroupe tous les documents de vos clients de manière partagée, ce qui signifie qu'ils peuvent y avoir accès tout comme vous : chacun dispose de son propre espace dédié ! Les échanges de documents, au lieu d’avoir lieu par mail ou sur un Drive, sont donc grandement simplifiés.
De même, une GED bien conçue intègre des fonctionnalités de communication, que ce soit par message ou par visioconférence, ainsi que la possibilité d’y accéder depuis n’importe où. Le télétravail en devient ainsi facilité.

Une interconnexion entre vos outils d’expert-comptable

Vous utilisez quotidiennement de nombreux outils pour la gestion des factures en ligne et des notes de frais, par exemple. Bien qu’essentiels, ces logiciels peuvent rapidement devenir chronophages lorsqu’ils se multiplient. Plutôt que de naviguer entre différentes plateformes, la GED vous offre un espace unique pour centraliser des logiciels compatibles. Celle de Welyb, par exemple, permet de connecter plus de 200 logiciels à votre espace ! Mais cette intégration ne se limite pas à vos outils : elle englobe également ceux de vos clients, qu’il s’agisse de solutions de gestion d’entreprise, de SIRH, ou encore d’outils bancaires. 💳

Grâce à cette automatisation, les données se synchronisent en temps réel dans les dossiers de vos clients, garantissant une mise à jour instantanée. La GED devient ainsi le cœur de votre cabinet, simplifiant la gestion et la transmission des informations, notamment en période fiscale. 📅 Cette connexion bidirectionnelle assure un échange fluide des données : par exemple, les déclarations de TVA  sont automatiquement intégrées au dossier du client, tandis que ses notes de frais viennent enrichir votre propre espace de travail.

Vers encore plus de données dématérialisées

L’avenir de la comptabilité s’oriente vers une digitalisation encore plus accrue avec la généralisation de la facturation électronique, qui oblige les entreprises à adopter un système de factures dématérialisées. 💻 Ainsi, les factures seront totalement électroniques en 2026 ! Pour archiver ces futures données, une GED est essentielle, car le stockage se fait en toute sécurité. De même, les variables de paie passeront par un outil SIRH plutôt que par un document Excel. 

Toujours plus d’échanges de données

L’enjeu réside également dans l’automatisation des échanges de données. Cela permet de limiter l’utilisation de différents logiciels, tout en augmentant la productivité 📈 et en étant plus respectueux de l’environnement. 🌱

Ainsi, la GED demeure un outil essentiel, à condition qu’elle soit automatisée. La collecte et le classement des documents peuvent être largement optimisés, notamment par le classement automatique des factures via la facture électronique ou encore par la récupération automatisée des documents grâce à des connexions aux API du Bodacc et de l’Insee.

Une exigence de sécurité accrue

Plus de données échangées signifie une attention accrue à leur sécurité. En effet, de nombreux vols de données ou demandes de rançons ont eu lieu ces dernières années. Pour éviter cela, l’utilisation d’un logiciel qui place la sécurité au cœur de son dispositif est essentielle.
Les réglementations qui accompagnent l’évolution vers plus d’échanges de données peuvent vous sanctionner si vous ne respectez pas certains critères. Or, un logiciel de GED constitue une preuve suffisante pour garantir la conformité de votre cabinet au RGPD. Le DPO (Délégué à la Protection des Données) pourra suivre l’historique des documents et attester de la bonne application du règlement. ✅

Ainsi, il est désormais essentiel de doter votre cabinet d’une GED ! Pour bien la choisir, vous pouvez vous assurer qu’elle remplit les critères énoncés ci-dessus : conformité RGPD, interconnexion entre vos différents outils, et possibilité de partager un espace dédié avec vos clients. 🤝

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