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Comme dans toute entité, la gestion interne dans un cabinet d’expertise comptable est sans doute la clé de sa pérennité 🗝. Malheureusement, cette dernière est souvent mise de côté, mise de côté et jamais priorisée, au profit de la relation client, des missions, du chiffre d’affaires du cabinet 🤷♀️.
Beaucoup d’experts-comptables, comme beaucoup d’entrepreneurs, manquent encore d’organisation et gardent une vision des résultats à court terme, au lieu de penser pérennité. C’est tout à fait naturel et humain, nous sommes souvent amenés à prioriser les actions qui vont avoir un résultat concret et rapide. Cependant, ne vaudrait-il mieux pas viser la qualité de nos actions plutôt que la rapidité de nos résultats ? Et si la gestion interne du cabinet avait son rôle à jouer dans le développement du cabinet ? Avoir une bonne organisation au sein de son cabinet ne permettrait-il pas d'optimiser ses résultats ?
Experts-comptables ou commissaires aux comptes, que vous ayez déjà votre cabinet depuis des années ou que vous prévoyez d’en ouvrir un, la gestion interne doit être le socle de votre stratégie, la base d’un cabinet bien organisé et productif 💪.
Dans cet article, nous allons vous donner quelques pistes pour optimiser votre gestion interne.
La gestion interne pour un meilleur confort de travail et une meilleure productivité
L’importance du confort de travail pour la productivité
Aujourd’hui plus que jamais, le confort de travail est un critère important pour les travailleurs. Améliorer cet aspect dans votre cabinet vous aidera sans aucun doute à recruter et à ne pas perdre de collaborateurs. A l’heure où le turn over est encore très important dans les cabinets d’expertise comptable, il est important de trouver des solutions pour le limiter, car il nuit considérablement à votre productivité 📉.
La gestion interne est sans aucun doute un moyen de pallier cela : avoir une bonne organisation et de bons outils faciles à prendre en main pour travailler améliore le confort de travail. L’organisation et la structuration dans un cabinet, comme dans une entreprise, apporte un cadre aux employés, ils se sentent donc plus guidés et accompagnés, cela contribue à leur bien être et donc à leur productivité.
Enfin, veiller à améliorer l’organisation du cabinet par la gestion interne, c’est montrer à ses collaborateurs que vous les prenez en considération, et que vous faîtes tout pour leur offrir le meilleur cadre de travail possible. C’est cette notion de considération qui donnera envie à vos collaborateurs de s’investir davantage, et avec des outils appropriés, vous verrez leur productivité s’envoler 🤩!
Avoir des outils personnalisés pour se sentir bien dans son travail
Dans une moindre mesure, avoir des outils de travail personnalisés aux couleurs du cabinet 🎨 peut être une valeur ajoutée pour le cabinet et renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs à celui-ci. En d’autres termes, il est nécessaire de retravailler le fond de la gestion interne : son organisation, ses processus et ses outils, mais aussi la forme. En effet, travailler avec des outils esthétiquement beaux rend le travail plus agréable. Alors n’hésitez pas à ajouter de la couleur en plus de la structure à vos excels et documents tout gris !
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Non seulement, vous renforcez votre marque employeur mais vous renforcez aussi votre identité visuelle. Vous vous différencié aux yeux des collaborateurs que vous souhaitez recruter, mais aussi à ceux de vos prospects. Un cabinet qui prend le temps de soigner ses documents (comme la lettre de mission ou autres documents communiqués aux clients) c’est un cabinet qui se différencie et qui donne envie de travailler avec 🤝.
C’est bien beau tout ça, mais vous vous demandez certainement comment vous pouvez améliorer votre gestion interne concrètement ! Nous y venons 😉.
Nous allons vous donner un premier aperçu de ce que vous pouvez améliorer dans l’existant.
Les premiers pas pour optimiser sa gestion interne
Que peut-on optimiser pour une meilleure gestion interne au sein du cabinet ?
Optimiser sa gestion interne ce n’est pas forcément tout refaire. Si vous avez déjà votre cabinet depuis quelques années, vous avez certainement déjà de bonnes bases de gestion interne qui sont seulement à améliorer. Si vous venez d'ouvrir votre cabinet, alors suivez bien nos conseils. Voici quelques pans de votre gestion interne qui peuvent être optimisés :
La gestion des tâches
La gestion des tâches est primordiale pour une bonne organisation du cabinet. Qui aime travailler dans un environnement désordonné ? 🤯 Gérer ses tâches, c’est ordonner son travail et ses pensées afin d’avoir une meilleure visibilité sur son avancement. 🧐
Pourquoi la structurer ? Comme dit précédemment, il s’agit surtout d’apporter d’autant plus de visibilité aux collaborateurs, mais aussi à vous-même en tant qu’expert-comptable, sur ce qui a été fait, ce qui est en cours et sur ce qu’il reste à faire. Cela peut aussi permettre de responsabiliser vos collaborateurs qui devront apprendre à prioriser pour être plus productif.
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Pour structurer votre gestion des tâches vous pouvez utiliser un tableur Excel, nous vous donnons d’ailleurs un modèle dans notre kit de gestion interne, à la suite de cet article 👇.
Dans un projet de digitalisation plus poussée, vous pouvez également utiliser des outils digitaux dédiés à votre métier. C'est le cas de Welyb, notre plateforme collaborative qui automatise la génération des tâches pour les collaborateurs, et qui vous permet de suivre leur avancement en temps réel.
La gestion des temps
Maîtriser la gestion des temps ⏱ de son cabinet permet d’optimiser les ressources et la productivité de ce dernier.
Une bonne gestion des temps permet d’avoir une vision globale sur son cabinet, ses collaborateurs et ses missions. Ainsi vous pourrez mieux coordonner vos collaborateurs et mesurer de mieux en mieux, et de plus en plus précisément, le temps passé pour chaque tâche ou mission. Vous pourrez ainsi fixer des prix plus justes sur vos missions et vous montrer transparents avec vos clients, un point de plus en plus important pour les entrepreneurs !
La gestion des temps est très liée aux ressources humaines. En la structurant, vous pourrez ainsi facilement affecter les missions aux différents membres de votre équipe de manière intelligente et la plus efficace possible.
Encore une fois, on retrouve souvent des tableaux excel de gestion des temps dans les cabinets, là encore nous vous proposons un modèle personnalisable en fin d’article 👇. C’est un premier pas vers une meilleure structuration, mais pas forcément la plus optimisée...
Pour automatiser un maximum la gestion des temps et ne pas perdre de temps, nous vous conseillons de vous renseigner sur des outils comme Beeye. Couplé à Welyb vous aurez un système d’information interne complètement optimisé !
Gestion des notes de frais des collaborateurs
Afin de gérer les coûts annexes de votre cabinet, un tableau de gestion des notes de frais est essentiel. Il vous donne un accès aux données de vos collaborateurs concernant leurs notes de frais.
Dans notre kit de gestion interne, nous vous mettons à disposition un support prêt à l’emploi et facile de compréhension pour gérer efficacement les dépenses du cabinet. Couplé à la GED de Welyb, vous avez une vue plus claire sur chaque dépense. Vous recevez les tickets de vos collaborateurs et les retrouvez classés dans le bon dossier instantanément notamment grâce à l'application mobile de scan de documents (car oui, elle ne sert pas qu'à vos clients ! 😀).
Les demandes d’information aux clients
Encore aujourd’hui les demandes d’informations aux clients leurs sont envoyées par mail sous forme de liste, il faut alors courir après ses clients pour récupérer ces informations essentielles à l’accomplissement des missions. Entre tous les mails envoyés et la grosse perte de temps qu’engendre ces demandes d’informations, il est grand temps de mettre en place des solutions ! Pour cela, vous pouvez prévoir des tableurs aux couleurs de votre cabinet avec des checklists de documents prédéfinies selon les missions du cabinet et avec des cases à cocher lorsque le document est envoyé par votre client. Cela vous donnera à vous, ainsi qu’à lui, une meilleure visibilité sur ce qui reste à envoyer. Nous vous avons concocté un template rien que pour vous, disponible dans notre kit de gestion interne . 👇
Cela étant dit, la demande d’information peut être encore plus optimisée grâce à l’automatisation. C’est ce que Welyb fait avec son outil de gestion interne. Dès qu’une mission est signée par votre client, la plateforme génère automatiquement les demandes d’informations aux clients. Fini les mails, fini les excel ! Tout se passe sur la plateforme : la demande d'information et la collecte sont centralisée sur l'interface digitale du cabinet.
La lettre de mission
La lettre de mission 📑 n’est, en soit, pas un document de gestion interne à proprement parler. Cependant, une fois signé, c’est de ce document que vont découler les nouvelles missions du cabinet et donc les tâches pour les collaborateurs. Les lettres de mission doivent suivre des mentions obligatoires, on trouve d’ailleurs des modèles téléchargeables sur le site de l’Ordre des experts-comptables. Bien que le fond ne puisse pas réellement être modifié, la forme quant à elle, peut être optimisée.
Pourquoi jouer sur la forme ? Nous demanderez-vous. Tout simplement parce qu'un document aéré et mis en forme à vos couleurs, est un plus qui rendra sa lecture bien plus agréable. Il renforcera, comme nous l’avons dit précédemment, votre identité de marque auprès de vos clients, et rendra votre communication extérieure plus moderne et qualitative.
Pour aller plus loin, sachez que la création de la lettre de mission pour votre client peut être automatisée depuis la demande de mission sur votre site internet grâce à Welyb. Il s’agit de gagner du temps sur l’établissement de vos lettres de mission. Une fois signée elle générera automatiquement les demandes d’informations pour votre client et les tâches pour vos collaborateurs. Ainsi toute votre gestion interne est automatisée dès la demande de mission.
Aller plus loin avec Welyb !
Il va de soi, que vous n’aurez plus besoin de ce kit de gestion interne avec Welyb ! 🚀
Si vous êtes prêt pour l’automatisation dans votre cabinet, n’hésitez plus et demandez dès maintenant une démonstration de Welyb ! La mise en place de la plateforme 100% en marque blanche est instantanée, sans frais d’installation et avec un mois offert. Vous automatisez ainsi toute votre gestion interne de la captation de nouveaux prospect à la gestion des tâches et des demandes d’informations en passant par la lettre de mission.
