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Experts-comptables, après avoir choisi vos logiciels comptables, vous allez devoir choisir vos logiciels de gestion du cabinet et la gestion des cabinets d’expertise comptable n’est pas une mince affaire ! 🥲
Le CRM est sans doute l’un des premiers outils à mettre en place pour assurer votre gestion commerciale et administrative. Il doit être mis au cœur de votre système d’information. Cependant, comprendre ce qu’est un CRM (Lire Qu'est-ce qu'un CRM et comment l'intégrer dans son cabinet ?”) et obtenir diverses offres sur internet est facile, mais être certain d’avoir le bon CRM, adapté à son cabinet, requiert un peu de réflexion. 🤯
L’outil final doit faciliter le travail de vos collaborateurs, améliorer la productivité de votre cabinet et vous permettre de répondre de manière précise aux besoins de votre cabinet.
C’est pourquoi dans cet article, nous vous aiguillons sur les étapes à suivre, les détails à ne pas oublier afin de faire le meilleur choix. Découvrez nos 4 grands conseils en lisant la suite 👇
Identifiez les besoins de votre cabinet et votre budget
Définissez votre stratégie client et votre budget
Dans un premier temps, le choix de votre CRM doit être en accord avec la vision et les objectifs de votre cabinet. En effet, le CRM est un outil qui doit vous permettre d’atteindre ces derniers plus facilement (Lire Pourquoi utiliser un CRM dans son cabinet d'expertise comptable ?). Comment allez-vous faire pour augmenter votre chiffre d’affaires annuel ? Quels sont vos canaux principaux pour cela ? Quels sont ceux à améliorer ? Quelle est votre philosophie pour y arriver ? Tant de questions à prendre en compte dans votre stratégie… 👀
Ce qui est sûr c’est que ce logiciel de gestion a pour but d’améliorer votre organisation et votre relation client. Dans tous les cas, les données clients doivent être mises au cœur de votre système d’information. Vous devez donc évaluer le budget que vous souhaitez affecter à la relation client et à l’optimisation de votre gestion commerciale. Quel prix êtes-vous prêt à mettre ? Vos objectifs peuvent vous aider à définir un budget maximum. À vous d’estimer tous ces paramètres et de prendre en compte les modalités de paiements possible : abonnement mensuel ou annuel, durée illimitée ou limitée… Pensez pareillement aux coûts de formation éventuels afin que vos collaborateurs adoptent l’outil facilement.
Enfin, il existe plusieurs logiciels CRM et selon les objectifs que vous avez fixés, certains aspects de ces derniers seront plus importants que d’autres. Les différentes fonctionnalités proposées par ces logiciels pourront donc être un très bon indicateur pour votre choix final. 👍
Déduisez-en les critères de choix indispensables
Après avoir défini votre nouvelle stratégie et vos objectifs, il faut se donner les moyens d’atteindre ces derniers. Pour cela il peut être intéressant de faire un état des lieux des potentiels points bloquants ou points d’amélioration pour l’atteinte de ces objectifs. Vous saurez ainsi quels sont les critères essentiels de votre futur CRM ce qui vous permettra de comparer plus aisément les différentes solutions.
À vous de choisir le logiciel le plus adéquat, dont les fonctionnalités répondent parfaitement aux attentes que vous avez déterminées. Par exemple, si vous remarquez que votre gestion commerciale n’est pas assez efficace, analysez les diverses solutions et optez pour un CRM proposant une réelle valeur ajoutée pour les tâches commerciales.
Le CRM de Welyb, par exemple, est directement implanté dans sa plateforme collaborative dédiée aux cabinets d’expertise comptable. Ce CRM vous permet d’aller encore plus loin dans la gestion de la relation client avec des fonctionnalités pensées pour automatiser un maximum vos processus commerciaux : formulaires de captation de prospects, catalogue de prestation, automatisation des lettres de missions, et bien plus encore…
Choisissez un outil adapté à vos collaborateurs
Apportez plus de confort d'utilisation à vos collaborateurs
Il est important pour votre cabinet que le CRM choisi convienne à vos collaborateurs. Chaque logiciel propose sa propre interface, son propre tableau de bord. En effet, le CRM est l’élément central du système d’informations du cabinet, il permet à vos collaborateurs d’avoir une vue d’ensemble des informations des clients et des prospects. 📋
Associé à un outil de gestion interne, comme le propose Welyb, vous obtenez une solution automatisée permettant à vos collaborateurs d’avoir des missions assignées dès leur signature et un accès rapide à toutes les données clients utiles via le CRM. L’importance de proposer une interface intuitive et simple d’utilisation va permettre une mise en place plus efficace du CRM au sein du cabinet ainsi qu'un meilleur rendement dans la gestion des missions. 💪
Favorisez le partage et la convivialité
Certains logiciels CRM vont plus loin dans leur offre en proposant des outils de messagerie et de visioconférence intégrés. Ce sont des outils à ne pas négliger, ils permettent d’avoir un suivi simple des échanges, de favoriser les discussions rapides et de diminuer le temps de réponse afin de vous montrer toujours plus disponible pour vos clients et collaborateurs, tout en limitant les échanges par mail. 💌
Ces outils sont bien plus conviviaux que les mails classiques et peuvent vous donner une plus grande facilité à tisser un lien de confiance avec vos clients et collaborateurs.
Analysez le marché et vérifiez la flexibilité du logiciel
Distinguez le CRM On Premise du CRM SaaS
Les logiciels de CRM peuvent être différenciés selon le mode d’hébergement sur un réseau. Il existe des logiciels dits “On Premise”, installés directement sur les serveurs de votre cabinet et les logiciels dits “SaaS”, installés sur un serveur externe à l’entreprise et disponibles via une connexion internet. Chacun de ces modes d’hébergement pour votre CRM comporte ses propres avantages. 🙌
Le CRM “On Premise” est un logiciel que vous allez acheter pour une durée illimitée : il s’agit en réalité d’un achat de licence. Ce logiciel va être hébergé sur vos serveurs : soit votre serveur local si vous avez l’espace pour, ou sur un serveur que vous allez louer. Vous pouvez également demander à l’éditeur de l’héberger pour vous sur ses serveurs. Ce mode d’hébergement assure une plus grande sécurité face aux piratages informatiques à condition d’avoir une bonne protection sur ses serveurs. D’autant qu’il est très rapide et ergonomique. Toutefois, ce type de logiciel demande des maintenances régulières pour faire durer l’outil, ce qui entraîne un certain coût. 💶
Le mode d’acquisition d’un CRM en “SaaS” est quant à lui sous forme d’un abonnement avec ou sans engagement (cela dépend encore des différentes offres), celui de Welyb est par exemple sans engagement. Ce type de logiciel est directement accessible au simple moyen d’une connexion internet et donc sur n’importe quel appareil, n’importe où et n’importe quand. Il n’y a, en général, pas de frais d’installation et les opérations de maintenance ne demandent pas de coûts supplémentaires, car il n’y a pas besoin de déplacements sur site. Le plus important, à notre sens, réside dans le fait que ce type de solution est beaucoup plus ouvert aux autres outils, avec de nombreuses interconnexions qui automatisent au maximum votre cabinet. Quel expert-comptable n'a aujourd'hui, pas de solution en SaaS ? 😇
Vérifiez que votre logiciel de CRM s’interface avec vos autres applications
Comme dit précédemment, un logiciel Saas facilitera les interconnexions avec vos différents outils digitaux mais ce n’est pas tout. Un des aspects les plus importants dans votre choix de CRM va être la comptabilité de ce dernier avec les outils déjà existants au sein de votre cabinet. En effet, vous devez privilégier les logiciels CRM interconnectés ou même directement intégrés dans les applications que vous utilisez déjà. Cela vous évitera de devoir passer d’une application à l’autre lors de la création de missions, de vos échanges avec clients, prospects et collaborateurs par exemple.
L’avantage d’une solution comme Welyb c’est que votre CRM est le cœur de votre portail collaboratif qui s'interconnecte avec un maximum d’outils et surtout qu’il dispose de la meilleure gestion électronique de documents (GED) du marché ! Vous bénéficiez alors d’un point d’entrée unique vous offrant un espace de travail plus organisé et plus simple d’accès. 🙋🏼♂️
Choisir un CRM simple d’utilisation et intuitif, déjà intégré ou interconnecté avec vos outils déjà existants, qui correspond à vos objectifs, c’est vous faire gagner du temps, afin de vous consacrer à vos missions de conseils et créer une relation forte avec vos clients ! 🔥
Faites une comparaison d’offres
Recherchez les différentes solutions existantes sur le marché, analysez les fonctionnalités que chacun présente puis comparez-les, tout en prenant compte les différents critères importants que vous avez définis en fonction des objectifs de votre cabinet, de ses problèmes et besoins.
Vous pouvez vous appuyer sur le comparatif de 5 solutions françaises ci-dessous 👇
Les avantages :
- Centralisation des contacts
- Prospection et vente
- Gestion des tâches et des demandes d’informations
- Collaboratif
- Tchat et visioconférence cabinet / clients
- Générateur de lettres de mission
- Interconnexions de logiciels de production et outils métiers
- GED intégrée
- Signature électronique intégrée
- Ergonomie
- Dédiée aux experts-comptables et commissaires aux comptes
- Outil SaaS
Les inconvénients :
- Pas de tableaux de bord
- Interconnexions avec certains logiciels métiers à valider avec le cabinet
Les avantages :
- Centralisation des contacts
- Gestion des tâches
- Collaboratif
- Tableaux de bord
- Générateur de lettres de mission
- Facturation
- Gestion des temps
- Segmentation client
- Outil SaaS
Les inconvénients :
- Pas dédié aux experts-comptables
- Pas d’interconnexions avec les logiciels de production et outils métiers connues
Les avantages :
- Centralisation des contacts
- Collaboratif
- Tableaux de bord
- Tchat interne cabinet
- Facturation
- Signature électronique intégrée
- Dédié aux experts-comptables
- Ergonomie
- Outil Saas
Les inconvénients :
- Peu d’interconnexions avec les logiciels de production et outils métiers
Les avantages :
- Centralisation des contacts
- Prospection et vente
- Gestion des tâches
- Facturation
- Collaboratif
- Tableaux de bord
- Nombreuses interconnexions
- Ergonomie
- Outil SaaS
Les inconvénients :
- Pas dédié aux experts-comptables
- Interconnexions avec certains logiciels métiers à valider avec le cabinet
Les avantages :
- Centralisation des contacts
- Prospection et vente
- Gestion des tâches
- Facturation
- Gestion des temps
- Collaboratif
- Tableaux de bord
- Segmentation
- Lettre de missions
- Outil SaaS
Les inconvénients :
- Pas dédié aux experts-comptables
- Peu d’interconnexions avec les logiciels de production et outils métiers connues
