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Maintenant que vous êtes totalement convaincus d’entamer votre transition digitale n’allez pas vous imaginer que nous allons vous laisser tomber ! Une transition digitale, ça se prépare, ça s’accompagne, ça se bichonne. Voici donc quelques conseils et astuces pour vous permettre d’amorcer sereinement votre transition digitale 🤗.
1. Exister sur internet
Créer le site internet de son cabinet
Nous imaginons que vous n’allez pas être étonné si nous vous disons que la transition digitale passe majoritairement par internet 🌐.
Un premier pas dans la transition digitale serait donc de disposer d’un site internet. La bonne nouvelle, c’est qu'encore une fois vous n’êtes pas tout seul ! Il existe en effet des agences de communication dédiées aux experts-comptables qui pourront vous aider à mettre sur pied votre site internet. Si vous en avez déjà un, elle vous aideront à le rendre plus performant 🚀. Parmi celles-ci, nous pouvons vous citer Classe 7 ou bien l’Agence des experts-comptables par exemple. Ces acteurs vont également vous donner un coup de pouce pour peaufiner la communication de votre cabinet.
L'agence des experts-comptables est en mesure de vous aider à créer votre identité visuelle 🎨, de développer votre site internet ou encore de mettre en place votre stratégie de visibilité. De son côté, Classe 7 vous propose carrément la création d'un site internet livré sous 2 semaines. Avec, en plus, des supports de communication pour gagner en visibilité 👀 ! Dans les deux cas, vous pouvez vous tailler un site web sur mesure !
Etre présent sur les réseaux sociaux
Les autres alliés de la communication digitale sont sans aucun doute les réseaux sociaux.
Si vous demeurez sceptiques à l’idée de mettre en avant votre cabinet sur les réseaux, ne vous imaginez pas poster des selfies avec des filtres oreilles de chats de vous et de votre équipe 😹. Les réseaux sociaux constituent en réalité un véritable outil qui, utilisé à bon escient, permettra à vos clients de suivre vos avancées. Vous bénéficierez donc d’une image moderne et dynamique qui va faire souffler un vent de fraîcheur sur votre cabinet 🌬.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la communication digitale, vous pouvez lire notre article “ Comment communiquer sur son cabinet avec 0 euro ? ”.
2. Préparer votre cabinet à la transition digitale
Faire de la transition digitale un réel projet d’équipe
Rome ne s’est pas faite en un jour, tout comme la transition digitale de votre cabinet. Il va falloir vous y préparer, vous et vos collaborateurs 👥. Ce changement doit être perçu à tous les niveaux. La transition digitale va vous pousser à changer quelque peu votre organisation. Elle pourra faire émerger, par exemple, de nouvelles activités et pourquoi pas, de nouveaux postes dédiés. 💼
Votre culture d’entreprise sera aussi sans doute amenée à changer pour y intégrer le numérique 📲. Vos collaborateurs doivent donc se sentir concernés par cette transition. Cette dernière ne peut leur apporter que des bonnes choses ! Ils vont pouvoir gagner en productivité et, grâce à l’automatisation de tâches fastidieuses, ils pourront se concentrer sur d’autres exercices plus intéressants pour lesquels leurs compétences valent leur pesant d’or. (Lire l'article " Comment préparer mes collaborateurs à la transition digitale de mon cabinet ? ") Si tout le cabinet parvient à se fédérer et à développer un véritable esprit d'équipe autour de cette transition, elle ne pourra être qu'une réussite ! Cabinet soudé, cabinet digitalisé, et cabinet libéré 🐣 !
Optimiser ses processus internes
C’est dans l’optimisation des processus internes que s’établira le cœur de votre transition digitale. Ce sont toutes ces petites tâches parasites et chronophages que vous pouvez automatiser. Comme vous êtes un.e petit.e chanceux.se 🍀, il y a une kyrielle d’outils numériques capables de vous simplifier la vie.
Si vous souhaitez digitaliser votre communication interne et mettre en place une vraie culture de l’écrit 🖊 vous pouvez utiliser l'outil Slack. Il s'agit d'une plateforme de discussion spécialement conçue pour le travail d’équipe. Pour ce qui est du suivi de projet, ou de la gestion des tâches, Trello peut devenir votre meilleur ami ! Ce dernier, va vous permettre, à vous et à votre équipe, de mieux visualiser ce qui est fait et ce qu’il reste à faire afin d’améliorer votre productivité 💪. Enfin, Zapier pourra vous aider à automatiser des tâches chronophages en interconnectant une foule d’applications. Vous pourrez, par exemple, automatiser le remplissage de tableaux excel ou bien l’envoi de mail dès qu’une action est réalisée. En bref, tous ces outils seront vos meilleurs alliés dans cette transition digitale !
3. Digitaliser sa relation client
Accompagner ses clients dans sa transition digitale
Cette transition digitale va vous faire gagner en efficacité, vous serez donc en mesure de consacrer plus de temps à conseiller vos clients 🤝. Cette partie de votre profession, la relation client, peut également être digitalisée et donc par ce fait améliorée. Cela tombe sous le sens n'est-ce pas ?
Comme vous allez rapidement passer maître dans l’art de la digitalisation, vous allez être en mesure d’aider vos clients à utiliser les même outils que vous. Ainsi vous leur ferez bénéficier de ce formidable progrès 🤩. Cependant il va falloir que vous fassiez preuve de patience et de pédagogie face à des clients parfois réticents à ce changement... Votre mission est donc de faire prendre conscience à vos clients des bienfaits que la transition digitale peut leur apporter à long terme. (Lire notre article " Comment accompagner mes clients lors de ma transition digitale ? ") Nous pouvons vous garantir que même s'ils sont parfois réticents, ils sont dans l'ensemble prêts à cette transition ! (Lire notre article " 5 preuves que vos clients sont prêts pour le digital ")
Dématérialiser les échanges de documents
Une des étapes fondamentales dans votre transition digitale est la dématérialisation des documents 📁. Vous pouvez d’abord dématérialiser les échanges avec vos clients ce qui permettra de simplifier l’envoi de documents. Adieu les timbres, l’encre et le papier ainsi que toute les contraintes qui vont avec 👋. La communication des documents dématérialisés sera plus rapide et plus efficace, et vos clients n’en seront que bénéficiaires.
Ce n’est pas tout ! La dématérialisation et le stockage de documents sont intimement liés. Choisir une GED (Gestion électronique de documents) parfaitement adaptée à votre cabinet est crucial pour fluidifier et sécuriser les échanges. (Lire notre article " Comment choisir sa GED expert comptable ? ") Une fois que tous ces outils liés à la gestion de document seront maîtrisés vous pourrez passer au niveau supérieur en mettant en place une interface numérique adaptée.
Proposer une interface numérique à son client pour travailler de façon collaborative
La cerise sur le gâteau 🍰 dans la digitalisation de votre cabinet sera la mise en place d’une interface cabinet numérique. Pour cela il existe des plateformes collaboratives facilitant les échanges et le partage de documents entre votre cabinet, vos collaborateurs et vos clients. Certaines d'entres elles proposent même une GED pour stocker et sécuriser les documents échangés. Cela peut devenir encore plus intéressant lorsqu’elles centralisent et interconnectent tous vos outils de gestion ainsi que ceux de vos clients 🔧. (Lire l'article " La GED collaborative : Un moyen pour optimiser l'organisation interne du cabinet ? ")
Là vous vous demandez : "mais quel brillante start-up bordelaise serait en mesure de me proposer ces services ?". Nous vous le donnons en mille : Welyb ! (oui on l’avoue, on se fait un peu mousser 😬). Nous sommes en effet en mesure de combiner tous ces outils dans notre plateforme collaborative révolutionnaire (bon d’accord on arrête 😂), afin d’impulser votre transition digitale et de l’intégrer au quotidien de votre entreprise.
A présent vous avez toutes les cartes en main pour vous lancer dans cette transition digitale tant attendue. Il ne vous reste plus qu’à donner l’impulsion et suivre nos conseils afin d’entrer une bonne fois pour toute dans l’ère numérique 😀 !
