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Une GED (gestion électronique des documents) facilite votre quotidien de professionnel du chiffre ! En effet, vous utilisez sans doute un certain nombre de logiciels pour aller plus vite dans certaines opérations, automatiser des processus rébarbatifs ou encore réduire l’utilisation du papier. De plus, avec l’obligation de la facture électronique en 2026, vous devrez intégrer les PDP (plateformes de dématérialisation partenaires) dans vos processus de travail. Une fois maîtrisés, tous ces outils vous font gagner un temps précieux. Pour les connecter entre eux, des GED, comme celle de Welyb, sont des alliés précieux. 🤝
La GED : une interface pour rassembler vos outils comptables
Des outils multiples au sein de votre cabinet
L’un des enjeux majeurs de votre cabinet comptable est de gagner du temps dans les processus quotidiens. Pour cela, vous utilisez probablement une diversité d’outils pour des usages différents :
- Production comptable ;
- Automatisation de la saisie ;
- Gestion d’entreprise ;
- Gestion sociale et RH ;
- Gestion des notes de frais ;
- et bientôt les PDP, qui deviendront obligatoires dans le cadre de la facture électronique dès 2026.
Mais attention : plus vous multipliez les outils, plus vous risquez d’augmenter le nombre de connexions et donc de mots de passe à gérer. Chaque logiciel implique une connexion distincte, une gestion d’identifiants, et parfois des interfaces peu compatibles entre elles. Cela peut devenir complexe à gérer, surtout lorsque plusieurs collaborateurs interviennent. 🙍Par exemple : vous utilisez un logiciel de production comptable ou un ERP pour envoyer directement les factures de vos clients. En parallèle, vous devez récupérer leurs notes de frais ou leurs factures scannées sur une autre plateforme. Ces outils automatisent certaines tâches… mais au prix de multiples connexions et d’un nombre croissant d’interfaces.
La GED : un point d’entrée unique pour vos outils et vos clients
C’est là qu’intervient une GED (gestion électronique des documents), comme celle développée par Welyb. La GED agit comme une porte d’entrée unique vers l’ensemble de vos outils comptables. Elle permet de centraliser les logiciels, les documents de vos clients et l’accès aux différentes plateformes, le tout depuis un seul et même espace.
Elle offre un double avantage :
- Pour votre cabinet : un accès simplifié, moins de mots de passe à gérer, moins de temps perdu.
- Pour vos clients : un espace unique où déposer et consulter leurs documents, sans avoir à naviguer entre plusieurs outils.
Plutôt que de multiplier les outils comptables, une GED vous permet d’en simplifier l’usage et de les harmoniser. Cela fluidifie la collaboration avec vos clients et renforce l’automatisation de vos processus. 👏
Comment fonctionne l’interconnexion entre la GED et vos outils comptables ?
Une connexion automatisée et sécurisée grâce à l’API
Pour assurer cette interconnexion, la GED se connecte directement à vos outils comptables via une API (Application Programming Interface, ou interface de programmation applicative en français). C’est cette API qui permet à vos données comptables d’être envoyées vers la GED, pour ensuite être lues, intégrées et synchronisées automatiquement dans votre espace documentaire. 📈
Le principe est simple :
- La GED envoie une requête spécifique (appelée query) à l’API.
- L’API valide cette demande et renvoie les données souhaitées.
- Ces données sont ensuite automatiquement transférées et intégrées dans votre GED.
Un transfert de données sécurisé et conforme
Ce processus est généralement sécurisé. Les échanges de données s’effectuent via des API reposant sur des architectures reconnues (SOAP ou REST), complétées par des protocoles de chiffrement et d’authentification robustes. Concrètement, cela signifie que :
- les échanges entre vos outils et la GED respectent des normes de sécurité ;
- les données de vos clients ne sont, en principe, pas compromises.
Une mise à jour automatique des espaces clients et collaborateurs
Une fois la connexion établie, les données générées par le logiciel sont automatiquement mises à jour en temps réel, ou à intervalles réguliers, dans la GED. Si vous utilisez un logiciel de saisie de factures, par exemple, dès qu’un élément est ajouté ou modifié, il est directement mis à jour dans vos espaces et ceux de vos clients, sans action supplémentaire de votre part. 🔄
Mieux encore :
- les mises à jour s’effectuent simultanément dans l’espace cabinet et dans l’espace client ;
- vos clients peuvent aussi consulter ou ajouter eux-mêmes des documents dans leur espace dédié, ce qui met automatiquement à jour votre propre espace.
Grâce à cette interconnexion, les envois de documents en double par mail ou messagerie sont limités. Une facture intégrée via votre logiciel de production comptable peut apparaître instantanément dans l’espace de votre client. C’est un vrai gain de temps au quotidien, et une communication grandement fluidifiée entre votre cabinet et vos clients.
Il est donc essentiel de placer la GED au centre du système d’information de votre cabinet. Elle devient le point de passage unique pour tous les échanges de documents, en interne comme en externe. 🚀
Quels outils peuvent se connecter à la GED ?
Pour garantir cette interconnexion, il est essentiel que les outils que vous utilisez disposent d’une API. Rassurez-vous : c’est désormais le cas de la majorité des logiciels comptables du marché. À noter cependant : les capacités d’interconnexion varient selon les GED.
La solution développée par Welyb, par exemple, permet une interopérabilité étendue avec de nombreux logiciels utilisés dans les cabinets comptables, qu’il s’agisse :
- d’outils de collecte de documents,
- d’automatisation de la saisie,
- de production comptable,
- ou encore d’outils métiers utilisés par vos clients. 🔗
Vous pouvez consulter la liste complète des logiciels connectés via ce lien.
Connecter vos outils à Welyb : mode d’emploi
Une fois que vous avez identifié les logiciels à connecter à la GED, une question légitime se pose : comment procéder ?
Heureusement, Welyb propose un centre d’aide très détaillé, avec des captures d’écran pour vous guider pas à pas. Le processus est simple à mettre en place. ⚙️
- Depuis l’espace administrateur, sélectionnez l’application partenaire à connecter (OCR, logiciel de production, outil de collecte…).
- Ajoutez l’application à votre portail. Certaines informations peuvent être demandées : clé API, URL de connexion ou adresse e-mail de collecte.
- Reliez l’application aux dossiers clients souhaités en associant un ou plusieurs répertoires (ex. : Achats, Ventes, Banque). Tous les documents déposés dans ces espaces seront transférés automatiquement.
- Vous pouvez connecter plusieurs répertoires à une même application et plusieurs clients en une seule fois, grâce à un fichier d’import fourni par Welyb.
Une fois la connexion configurée, les échanges sont entièrement automatisés : les documents circulent sans action manuelle, garantissant un gain de temps et une centralisation optimale des données.
Enfin, si malgré tout vous ne parvenez pas à connecter un logiciel, Welyb dispose d’un chat ou d’un support prêt à vous assister à tout moment !
La GED devient le cœur de votre organisation comptable. En connectant vos logiciels et en fluidifiant les échanges de documents, elle vous fait gagner en efficacité au quotidien, pour vous comme pour vos clients.
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