En tant qu’agent immobilier, vous gérez quotidiennement une grande quantité de documents : informations clients pour une location ou une vente, documents juridiques, administratifs, etc. En plus d’être nombreux et multipliés par le nombre de dossiers, ces documents sont souvent sensibles et confidentiels. Dans ce contexte, la digitalisation représente une véritable opportunité : elle permet à la fois de renforcer la sécurité des données et d'améliorer la productivité de votre agence, en centralisant l’ensemble de vos documents au même endroit. Un gain de temps non négligeable !

Pourquoi opter pour une GED en tant qu’agent immobilier ?

Libérez de l’espace dans votre agence

Contrats, plans d’architecte, états des lieux, documents clients… Même si la digitalisation a réduit l’usage du papier, vous conservez sans doute encore une grande quantité de documents physiques.

La GED (Gestion Électronique des Documents) vous permet :

• de collecter et stocker ces documents de manière dématérialisée,
  
  
• d’assurer un archivage sécurisé pour vos documents anciens.
  

Ses avantages concrets :

• Réduction de l’espace de stockage (et donc des coûts liés aux locaux ou au matériel);
  
• Sécurité optimisée : les données sont transférées de manière sécurisée sans passer par des e-mails susceptibles de se perdre, accessibles à tout moment par les personnes autorisées, évitant ainsi les redemandes. La solution est conforme au RGPD et développée en France; 
• Accès à distance : vous pouvez consulter vos fichiers où que vous soyez, même en dehors de l’agence.
  

Collectez plus facilement les documents de vos clients

Au-delà de la gestion des documents que vous possédez déjà, l’un des enjeux est de collecter ceux nécessaires aux dossiers en cours : baux, mandats, contrats, DPE, photos, pièces jointes, etc.

Cette étape est souvent chronophage !

Une GED vous permet de créer un espace partagé avec vos clients, dans lequel ils peuvent déposer directement leurs documents. Vous évitez ainsi les allers-retours par email et les relances répétées. Les rappels peuvent même être automatisés. L’agent peut également donner un accès direct au notaire, qui consulte les documents depuis la GED : fini les transferts de pièces par email ! 

Résultat : les documents sont instantanément accessibles dans votre espace, ce qui représente un gain d’efficacité considérable pour tous. 🔁
Vous pouvez ainsi consacrer davantage de temps à des activités à forte valeur ajoutée : développement de votre portefeuille, prospection, etc.

Fluidifiez les échanges en interne

Vous collaborez quotidiennement avec votre équipe. La GED facilite ces échanges : vos collaborateurs peuvent accéder aux documents en ligne, de n’importe où, dès lors qu’ils disposent d’une connexion Internet.
Un atout majeur dans un contexte où le télétravail s’est largement développé. 🧑‍💻

Certaines solutions de GED, comme celle proposée par Welyb, intègrent également des fonctionnalités de visioconférences, renforçant encore la collaboration.

Renforcez votre conformité RGPD

Depuis 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) encadre la gestion des données personnelles. Votre agence doit notamment :

• Ne collecter que les données nécessaires ;
  
  
• Limiter leur durée de conservation ;
  
  
• Gérer finement les droits d’accès.
  

La GED vous aide à remplir ces obligations en garantissant une gestion sécurisée et centralisée des documents. Pour un DPO (Délégué à la Protection des Données), son usage suffit souvent à assurer la conformité au RGPD. 🔒

Elle répond aussi à certaines obligations légales spécifiques, notamment :

• La loi ALUR, qui impose l’accès en ligne sécurisé aux documents des copropriétés ;
  
  
• La loi ELAN, qui renforce la numérisation et la transparence de la gestion immobilière.
  

La signature électronique : un atout pour vos documents immobiliers

Dans l’immobilier, la signature de documents est une étape incontournable : mandats, baux, compromis, états des lieux… En version papier, ces démarches peuvent vite devenir chronophages, surtout lorsqu’elles impliquent plusieurs parties (clients, notaires, banques…). Grâce à la signature électronique intégrée à une GED, le processus devient simple, rapide et sécurisé — sans impression ni déplacement. 

Welyb travaille actuellement à l’intégration d’un outil de signature électronique adapté aux besoins des agents immobiliers, afin de permettre la signature en ligne des documents et leur classement automatique dans les espaces dédiés de l’agence et des clients. ✍️

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Comment choisir votre GED immobilière ?

GED ou solutions généralistes comme Drive ou Dropbox ?

Des outils comme Google Drive ou Dropbox permettent aussi de stocker et partager des documents. Mais ils restent limités pour un usage professionnel spécifique comme le vôtre.

Une GED, en revanche, offre :

• Plus de sécurité : les GED françaises, comme celle de Welyb, garantissent un hébergement conforme au RGPD (serveurs localisés en France ou en Europe) ;
  
  
• Des fonctionnalités métiers avancées : automatisation, rappels, signature, etc. ;
  
  
• Des intégrations sur mesure : grâce aux API, vous pouvez connecter vos logiciels immobiliers à votre GED.
  

👉 Découvrez ici les outils compatibles avec la GED de Welyb

Les critères clés pour bien choisir votre GED

Pour sélectionner la solution la plus adaptée à votre activité, voici les éléments à prendre en compte :

• Personnalisation de l’interface : pour refléter l’image de votre agence (logo, couleurs, charte graphique)
  
  
• Accessibilité multi-appareils : vous êtes souvent en déplacement. Il est crucial de pouvoir accéder à vos documents depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur. 📱
  
  
• Sécurité des données : vos documents sont confidentiels. Choisissez une solution conforme aux normes de cybersécurité et proposant une gestion fine des droits d’accès.
  

La GED de Welyb intègre toutes ces fonctionnalités et constitue une solution parfaitement adaptée aux professionnels de l’immobilier.

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